Digitaal boekhouden - facturen automatisch inlezen en verwerken

Digitale Boekhouding – Voordelen voor accountants en boekhouders

Lijkt digitale boekhouding te ingewikkeld, duur, of riskant om aan de klanten van je boekhoud- of accountantskantoor aan te bieden? Klamp je je daarom liever vast aan de vertrouwde papieren administratie?

Je bent niet de enige boekhouder of accountant die met twijfels en vragen zit over digitaal boekhouden. In België is het minder goed ingeburgerd dan in Nederland. En dat is eerlijk gezegd vreemd. En toch ook wat absurd. Zowel voor jou, als voor je klanten.

Traditioneel (en tijdrovend) boekhouden

Veel boekhouders, accountants én hun klanten zweren bij hoog en laag bij een vastgeroeste traditie voor het aanleveren van boekhoudkundig verplichte documenten.

  • Klanten bewaren hun administratie tot het ogenblik dat ze het moeten binnenbrengen bij jou op kantoor.
  • Jij moet hen hier elke keer aan herinneren. Je bepaalt een deadline en brengt je klanten per e-mail op de hoogte. En dan hoop je dat jouw klanten het niet vergeten. Te laat betekent namelijk extra werkdruk voor jou. En boetes voor je klant.
  • Je klanten printen hun aankoop- en verkoopfacturen uit. Als je geluk hebt, zijn alle verplichte documenten aanwezig in het dossier dat ze binnenbrengen. Als je nog meer geluk hebt, zijn ze ook chronologisch geordend. En als je echt geluk hebt, valt het volume documenten mee zodat je in korte periodes voor de aangiftes geen overuren dient te maken.
  • Tenslotte moeten jij, of je administratieve personeel de facturen verwerken: ordenen, invoeren (manueel of inscannen), controleren en goedkeuren.

Papieren boekhouding brengt nodeloos werk, organisatie en stress met zich mee. Absurd omdat het eigenlijk alleen maar gaat over het invoeren van de facturen van jouw klanten in jouw boekhoudprogramma.

Wat is digitaal boekhouden?

Bij digitaal boekhouden zet je hard- en software aan het werk om repetitieve en tijdrovende boekhoudkundige taken in jouw plaats uit te voeren.

Nu gebruik je op jouw kantoor zeker al professionele boekhoudsoftware zoals Kluwer, Exact, Wings,….

De eerste stap naar digitalisering heb je met andere woorden al gezet. En je hebt ook al de voordelen aan den lijve ondervonden.

Met de druk van een knop

  • stel je verplichte aangiftedocument voor je klanten op
  • genereer je overzichtelijke rapporten
  • maak je foutloze jaarrekeningen aan

Gemakkelijk toch?

Maar digitale boekhouding gaat verder dan dat. Het is een vlag die veel ladingen dekt: van digitale facturen tot volledige automatisering en artificial intelligence (AI).

AI? Ai! Of toch niet?

AI en robotisering roepen allerlei doemscenario’s op. Ook jij hebt zeker al een lijstje van bedreigde beroepen in het nieuws opgepikt.

De lijst bevat sectoren waarin sommige van jouw klanten zich bevinden. Maar wat jou zeker nog meer is opgevallen: accountants staan met 95,6% kans op verdwijnen wel heel hoog in de rangschikking.

Accountants bedreigd beroep

Prettig? Nee.
Realistisch? Misschien.
Onvermijdelijk? Waarschijnlijk wel. Maar dan moet je wel van koers veranderen. Jouw kantoor moet de digitale snelweg op. Hoe sneller, hoe beter.

Cijferberoepen staan onder druk. Tenminste, dat is de theorie op papier.

Digitale transformatie: jouw klanten zijn al klaar

Of en wanneer robotisering echt zo dramatisch zal toeslaan, valt nog af te wachten.

Wat wel vrij zeker is, is dat de “oude manier van boekhouden” een gevaarlijk monster is dat bepaalde boekhoud- of accountantskantoren nu al bedreigt.

Waarom?

Omdat jouw klanten er al klaar voor zijn.

Jouw klanten lezen ook de lijstjes met bedreigde beroepen

Niet al jouw klanten hebben (basis)kennis van boekhouden. Of willen zich daarmee bezighouden of verdiepen. Ze rekenen op jou om hun administratieve verplichtingen uit te voeren.

Maar als jij je als boekhouder of accountant beperkt tot het louter administratieve invoeren en verwerken van facturen, dan ben je in wezen niet anders dan een dure tussenpersoon.

Jouw klanten lezen ook het nieuws. Ze komen in contact met andere ondernemers. En ze zijn, of worden, zich bewust van alternatieven voor dure papieren rompslomp.

Ze gaan op zoek naar digitale tools die hen tijd en geld besparen. Niet enkel voor de uitoefening van hun, maar ook voor bijvoorbeeld hun facturatie.

Millennials, generatie Y, digital natives

Het zijn hippe namen voor de generatie die de ondernemersmarkt aan het inpalmen is.

Jonge ondernemers zijn opgegroeid met het internet en apps. Ze leven in een wereld waarin alles mogelijk is. Hier en nu.

Een deel van hen start hun eigen zaak op. Of neemt het familiebedrijf over van de vorige generatie.

Hun digitale genen drijft hen instinctief naar moderne oplossingen voor hun boekhouding. En daar hoort de papieren rompslomp niet bij.

Rapportage over het verleden. Te laat…

Bij de traditionele manier van boekhouden zijn alle cijfers een weerspiegeling van het verleden.

  • Hoe hebben jouw klanten vorig boekjaar gepresteerd?
  • Is hun omzet vorig kwartaal gestegen of gezakt?
  • Hoe stonden ze er vorig jaar financieel voor?
  • Was het wel verstandig om die investering vorige maand te doen?

Als jij als accountant of boekhouder nog met papieren documenten werkt, loop je hopeloos achter op de realiteit waarin jouw klanten zich NU bevinden. Je kan dan niets anders doen dan passief vaststellen wat mogelijk, noodzakelijk of nuttig was voor hen.

Wat kan digitalisering voor jouw kantoor betekenen?

Met digitale boekhouding is alles anders. Compleet anders.

  • Wat zou jij doen als je sneller kon beschikken over aankoop- en verkoopfacturen van je klanten?
  • En wat als je jouw klanten niet meer moet herinneren aan deadlines?
  • Hoeveel tijd zou jij kunnen besparen met het invoeren en opvolgen van facturen van jouw klanten?
  • Hoe zou jij jouw tijd gebruiken als je elke werkdag van het jaar de mogelijkheid had om facturen te verwerken op jouw tempo in plaats van die drukke piekperiodes af te wachten?

De vraag is dan natuurlijk: hoe en waar begin je eraan?

Als accountants- of boekhoudkantoor kan je jouw tijd beter indelen dankzij digitale tools.

Stap 2: Codabox

De eerste stap heb je al gezet. Je gebruikt op kantoor software om de dossiers van je klanten te beheren.

CodaBox is de tweede meest logische stap in de goede richting.

  • De bankafschriften van je klanten kan je automatisch in jouw software laten invoeren. Gedaan met afpunten en opvolgen van openstaande facturen.
  • Daarnaast kan je ook de facturen van je klanten met Codabox in jouw boekhoudsoftware laten importeren.

Minder geloop.
Minder papier.
Minder stress.

Codabox is in België dé standaard voor het digitaal overbrengen van facturen en bankafschriften naar jouw boekhoudsoftware.

Stap 3: de digitale brug tussen jouw kantoor en je klant

Als je volop wil genieten van de voordelen van digitalisering, moeten jouw klanten hun facturen ook digitaal opmaken.

Een pdf maken van een factuur in Word of Excel is niet voldoende.
Uiteindelijk moet je dan nog altijd de facturen scannen of overtypen.

Een sneller en goedkoper alternatief zijn facturen in UBL formaat.

Te ingewikkeld voor jouw klanten?
Helemaal niet. Tenminste, als ze CoManage gebruiken voor hun facturatie. In dat geval hoeven ze namelijk helemaal niets te doen, buiten hun factuur op te maken.

Op dit ogenblik zijn er meer dan 1.000 tevreden ondernemers die CoManage gebruiken om hun offertes, klanten en facturen te beheren. En hun aantal neemt elke dag toe. Misschien heb jij zelf al klanten die de voordelen van onze digitale beheersoftware ontdekt hebben?

Of zijn jij en zij op zoek naar de ontbrekende schakel in de digitalisering van de administratie?

CoManage is geen boekhoudsoftware. En dat heeft voor jou en je klanten een aantal voordelen.

  • Jij hoeft er niet nog een boekhoudpakket bij te kopen en aan te leren
  • Jouw klanten hoeven niet wakker te liggen van boekhouden zelf
  • En toch kunnen jullie samen de nodige documenten uitwisselen. Digitaal. Mooi op tijd en rechtstreeks in jouw huidige boekhoudsoftware.

Naast tevredenheid hebben CoManage gebruikers nog een ding gemeen: ze willen geen tijd verliezen met boekhouding en fiscale wetten opvolgen. Daarvoor rekenen ze op een kantoor als dat van jou.

Conclusie: is digitaal boekhouden onvermijdelijk?

Als je enkel klanten hebt die er echt op staan om hun boekhouding fysiek te overhandigen, dan hoef je niet wakker te liggen van digitale transformatie. Tenminste, als je daarnaast ook van plan bent om jouw diensten volledig stop te zetten binnen hooguit een paar jaar.

In alle andere gevallen heb je weinig keuze en zal je er liever vroeg dan laat mee beginnen.

  • Ga je jouw zaak overlaten?
  • Wil je jouw klantenbestand uitbreiden?
  • Wil je jouw administratieve medewerkers een boeiende job aanbieden en langer op jouw kantoor houden?
  • Zou je graag jouw kennis en ervaring niet enkel in Excel tonen, maar ook omzetten naar gericht financieel advies voor ondernemers?

Dan is digitale boekhouding iets voor jou. En jouw klanten.

Probeer vandaag nog het CoManage partner account uit. 30 dagen lang. Gratis. Ons team helpt je graag op weg om jouw kantoor te wapenen voor de zeer nabije toekomst.