Google Kalender – 6 Tips om je werkagenda overzichtelijk te organiseren

Als (startend) bedrijf of zelfstandige moet je aan heel veel zaken tegelijkertijd denken. Een agenda is dan ook je beste vriend om je werk goed te organiseren. Natuurlijk kies je voor een digitale agenda waarmee je overal en altijd toegang hebt tot je planning. Zoals de Google Kalender.

Dankzij de koppeling tussen CoManage en je Google Kalender heb je naast je bedrijfsadministratie ook steeds je planning van afspraken binnen klikbereik.

De talloze extra mogelijkheden van Google Kalender laten je echt heel veel tijd besparen. Heb je 10 minuutjes? Lees onze 6 tips en verdien een veelvoud van je leestijd makkelijk terug…

#0. Starten met Google Kalender

Google account aanmaken

Om te kunnen genieten van de kracht van Google Kalender moet je een (gratis) Google Account hebben. Heb je dat nog niet? Dan kan je je hier aanmelden.

Met een Google Account beschik je meteen over een reeks andere applicaties van Google. Zoals Gmail voor je e-mails. Of Google Analytics dat je nuttige informatie bezorgt over de bezoeken aan je website.

Log op je PC/laptop ingelogd in op je Google Account. Je Google Kalender vind je hier.

Google Kalender op je smartphone

Je smartphone heb je altijd bij de hand. Het is dan ook een kleine moeite om meteen de Google Kalender app te installeren.

google-play-en-135x40app-store

Je Google agenda geactiveerd en geïnstalleerd? Je bent klaar voor onze tijdbesparende tips.

#1 Verspil geen tijd meer met feestdagen te onthouden, op te zoeken of zelf in te voeren in je agenda

De dagen waarop officiële feestdagen vallen (dit jaar was nieuwjaar op zondag) en sommige feestdagen zelf (zoals bijvoorbeeld pasen) zijn elk jaar anders.

In plaats van elk jaar zelf uit te pluizen wanneer de feestdagen vallen om deze vervolgens in je agenda in te voeren, kan je deze eenvoudig importeren in je digitale kalender.

Het mooie hieraan is bovendien dat je dat maar 1 maal hoeft te doen. Deze datums worden elk jaar automatisch in jouw kalender ingevuld.

Hoe kan je feestdagen in Google Kalender importeren?

1 Open je Google Kalender.

2 Klik in de linkerkolom op Andere Agenda’s. Vervolgens kan je Door Interessante Agenda’s Bladeren

google kalender bladeren door agenda's

3 Op het tabblad Vakanties zie je een overzicht van religieuze en nationale feestdagen.

Google Kalender Vakanties en feestdagen importeren

Als je internationaal zaken doet, is het zeker interessant zijn om ook de feestdagen van andere landen toe te voegen. Zo vermijd je dat je je buitenlandse klanten of leveranciers op hun vrije dagen contacteert.

Alvorens je een agenda toevoegt, kan je ook een Voorbeeld bekijken. Om de agenda toe te voegen aan jouw agenda, klik je op Aanmelden.

Voorbeeld van Google Kalender

Eens je aangemeld bent voor een kalender, toont deze alle wettelijke feestdagen in jouw agenda. En wat nog handiger is: ook volgend jaar worden automatisch de feestdagen aan jouw agenda toegevoegd.

Google Kalender Nederlandse en Belgische feestdagen

Wil je de feestdagen (tijdelijk) niet zien in je agenda?

Een online agenda is handig. Maar een agenda die vol staat, schiet soms zijn doel voorbij. In plaats van overzichtelijk te zijn, bestaat de kans dat je overdonderd wordt door wat er allemaal te doen is. Gelukkig kan je dit eenvoudig oplossen.

Er zijn 3 mogelijkheden om een agenda te verbergen.

Gebruik je de (vakantie) agenda maar heel af en toe?

Klik op het pijltje naast de agenda van je keuze. En kies vervolgens voor Deze agenda verbergen in de lijst.

Agenda verbergen in Google Kalender

Wil je de agenda van feestdagen toch binnen handbereik hebben?

Klik op het gekleurde vakje links van je agenda. Je ziet dat de datums niet langer in jouw agenda staan. Wil je ze toch terug, klik dan op het lege vakje.

agenda uitschakelen google kalender

Wil je de agenda helemaal niet meer zien?

Schrijf je volledig uit van de kalender. Dit doe je door in de linkerkolom op Andere Agenda’s te klikken. Vervolgens klik je op Door Interessante Agenda’s Bladeren

google kalender bladeren door agenda's

Nu zie je in de lijst van Vakantie kalenders voor welke je je aangemeld hebt. Klik vervolgens naast de feestdagen kalender van je keuze op Afmelden.

7-uitschrijven-vakantie-kalender-google

Feestdagen tonen of verbergen in je Google Kalender is een klein kunstje waarmee je heel veel tijd bespaart.

#2 Hoe kan je de weeknummers in je agenda tonen?

Veel bedrijven gebruikeen weeknummers voor hun planning. Ook deze kan je in je Google Kalender met enkele klikken opnemen.

1 Klik in de linkerkolom op Andere Agenda’s. Vervolgens kan je Door Interessante Agenda’s Bladeren

google kalender bladeren door agenda's

2 In het tabblad Meer kan je je hiervoor Aanmelden

weeknummers google kalender

En vanaf nu zie je in je agenda ook de weeknummers. Alweer tijd bespaard. En vergissingen met weeknummers en bijhorende deadlines behoren hiermee voorgoed tot het verleden.

weeknummers kalender

Naast weeknummers en vakantiedagen kan je via Interessante Agenda’s nog een hele reeks items toevoegen. Omdat deze niet voor alle ondernemers even nuttig zijn, laten we dit hier buiten beschouwing. Maar experimenteer er gerust op los.

#3 Hoe je Google kalender opsplitsen?

Bij ondernemen komt heel veel kijken. Naast je eigenlijke werk, moet je ook bijvoorbeeld administratie doen, denken aan je marketing, klanten bezoeken, enzovoorts

In plaats van voor elk onderdeel een aparte agenda te gebruiken, of al je activiteiten in eenzelfde agenda in te vullen, kan je met Google Kalender heel eenvoudig je agenda opsplitsen.

1 Klik hiervoor op het pijltje naast Mijn agenda’s. Kies vervolgens voor Nieuwe agenda maken.

agenda toevoegen aan google kalender

2 Je moet een Agenda Naam invullen. De beschrijving en alle verdere opties kan je overslaan, of later verder invulllen. Om je instellingen te bewaren, klik je op Agenda Maken.

agenda maken google kalender

Je nieuwe agenda is nu zichtbaar. Deze kan je verder personaliseren via het pijltje ernaast.

Zo kan je onder meer een kleur toewijzen aan je agenda. Dit is heel handig om later in een oogopslag te zien welke soort activiteiten op je agenda van vandaag, deze week, of deze maand staan.

agenda kleur geven google kalender

Door verschillende agenda’s aan te maken, krijg je nog een beter overzicht van je planning. Voeg hier ook gerust je privé kalender aan toe. Deze kan je tijdens je werk verbergen zodat je hier niet door afgeleid wordt.

ProTip: Google Kalender koppelen aan CoManage

Als je jouw Google kalender koppelt aan CoManage, verschijnen al je afspraken automatisch in je Google Kalender. Hierdoor verlies je geen tijd met het synchroniseren van verschillende agenda’s.

#4 Hoe activiteiten toevoegen aan je Google Kalender?

Feestdagen, verschillende kalenders en weeknummers zijn handig. Maar uiteindelijk is je agenda hiermee nog leeg. Het belangrijkste is namelijk om activiteiten toe te voegen.

Op je smartphone kan je dat gemakkelijk doen via de gebruiksvriendelijke en intuïtieve app. Deze verandert heel regelmatig en daarom beperken we ons hier tot hoe je dat op je computer doet.

Klik op een dag van je kalender. Er opent nu een venstertje waarin je de activiteit kan omschrijven in het veld Afspraak. Je kan best ook meteen bepalen onder welke van jouw agenda’s dit komt te staan.

activiteiten toevoegen google kalender

Als je op Maken klikt, wordt de activiteit meteen toegevoegd aan je kalender. Wil je graag iets meer opties instellen (zoals tijdstip, locatie, …), klik je op Bewerken

tijd instellen activiteit google kalender

Alle details ingevuld en geklikt op Opslaan? Je activiteit staat nu ingepland.

Hoe je geplande activiteit aanpassen?

Het zal wel vaker gebeuren. Een afspraak is gepland en moet verplaatst worden.

Klik op de activiteit in je agenda. Op het kleine schermpje kan je nu kiezen voor Bewerken. Of is de activiteit volledig gecancelled, dan klik je op Verwijderen.

activiteit aanpassen google kalender

Bij elke activiteit in je Google Kalender kan je zoveel details invullen als je nodig hebt. Tijd, locatie, opmerkingen,…

#5 Hoe terugkerende activiteiten slechts eenmaal invoeren in je agenda?

Iedereen heeft wel activiteiten die op vaste tijdstippen uitgevoerd worden. Bij ondernemers is dat niet anders. Wekelijkse team meetings, maandelijkse leveringen van leveranciers, vaste inkoopdagen, …

Om te voorkomen dat je deze telkens opnieuw moet invoeren in je agenda, kan je herhalen aanvinken bij een activiteit die je bewerkt. Nu kan je in een schermpje de frequenties aanvinken die voor jouw afspraak van toepassing zijn.

afspraken herhalen online kalender

Wat als een herhaalde afspraak wegvalt?

Niets is zeker. Zelfs regelmatige afspraken worden wel eens geannuleerd.

Wil je een bepaalde vaste afspraak verwijderen? Klik dan op de afspraak in je agenda en vervolgens op Verwijderen.

vaste-afspraak-verwijderen

Je hebt nu de keuze om enkel deze afspraak, deze en alle volgende afspraken, of gewoon alle afspraken te verwijderen.

Niet steeds prettig, maar wel superhandig bijvoorbeeld als een collega het bedrijf verlaat. Of als de samenwerking met een klant of leverancier stopt.

terugkerende-afspraak-verwijderen

Wat als je één bepaalde herhaalde afspraak moet wijzigen?

Ook dat is mogelijk. Je hebt elke maand een herhaalde afspraak met een klant. Behalve die van volgende week zal op een andere locatie, of tijdstip plaatsvinden.

Klik op de afspraak in je agenda en vervolgens op Bewerken.

vaste-afspraak-aanpassen

Nadat je de wijzigingen hebt doorgevoerd, klik je op Opslaan. In het keuzescherm kan je aangeven of het over één, alle volgende, of alle terugkerende afspraken gaat.

terugkerende afspraak bewerken

Terugkerende afspraken kan je in Google Kalender in een mum van tijd aanmaken. Omdat je ze ook steeds kan aanpassen en verwijderen, is deze optie een enorme tijdwinst voor jou en je team.

#6 Hoe kan je een agenda delen met je team, klanten of leveranciers?

Je agenda is ingevuld. En netjes opgesplitst in soorten activiteiten. Niets houd je nu nog tegen om drastisch te gaan besparen op telefoon- of e-mailverkeer.

Met Google Kalender kan je namelijk jouw agenda’s delen met wie je wil. Dit is bijvoorbeeld handig voor een team van collega’s, of met klanten/leveranciers.

Om de agenda te delen, klik je op het pijltje ernaast. Vervolgens klik je op Deze agenda delen.

google-agenda-delen

Je agenda publiek maken klinkt misschien niet verstandig. Maar het kan wel handig zijn om bijvoorbeeld jouw beschikbaarheid op je website te tonen.

google agenda openbaar maken

Of je kan natuurlijk ook je agenda delen met meerdere personen.

Vul hiervoor hun e-mailadres in. En denk ook heel goed na over welke rechten je de persoon toekent. Het laatste wat je wil is dat je agenda per ongeluk / met opzet veranderd wordt door derden.

agenda delen met personen

Let goed op dat je bij het invullen van je activiteiten steeds de juiste agenda gebruikt. Niets zo vervelend als jouw planning delen met mensen die er eigenlijk geen zaken mee hebben.

Conclusie: Google Kalender gebruiken voor je bedrijf, of niet?

Ondanks alle bovenvermelde krachtige voordelen die de Google Kalender biedt, is het goed mogelijk dat je deze niet gebruikt. Of dat je niet wenst over te stappen van een andere kalender app.

En daar is niets mis mee natuurlijk. Op dit ogenblik zijn we achter de schermen druk in de weer om ook andere agenda applicaties aan CoManage te koppelen. Jouw gebruiksgemak is immers ons streefdoel. Blijf onze blog dus zeker volgen.