Wat is een klantenbestand?

Wat is (het nut van) een klantenbestand?

Een klantenbestand is een document dat de belangrijkste gegevens van je klanten bevat. Een eenvoudige definitie, maar hiermee is het laatste woord over klantenbestand zeker niet gezegd.

In dit eerste artikel – van een reeks in wording over klantenbestanden – beantwoorden we de vraag waarom je een klantenbestand écht wél nodig hebt.

Het lijkt misschien dat we hiermee een open deur intrappen. Maar zelfs zelfstandigen en ondernemingen die al jaren actief zijn, hebben soms geen klantenbestand. Of gebruiken het niet. Of doen het op een ouderwetse manier.

Wat is het nut van een klantenbestand?

Net zoals elke andere database, bevat een klantenbestand gegevens. Zonder hier verder in detail te treden, zijn dit de gebruikelijke gegevens als naam, adres, BTW-nummer,…

Voor elke klant komen dezelfde soort gegevens terug die telkens op dezelfde manier zijn opgebouwd:

  • Een Belgisch BTW-nummer bevat bijvoorbeeld 12 cijfers en wordt voorafgegaan door BE.
  • Een adres bestaat uit een straat, huisnummer, postcode, stad/gemeente.

Functie van een database

Databases zijn in het leven geroepen om precies dit soort terugkerende informatie op een handige manier op te slaan. En om deze informatie ook snel op te halen.

Een klantenbestand is een soort database. De bedoeling is dan ook hetzelfde als bij een database: snel kunnen beschikken over informatie van je klanten, die centraal op één plaats bewaard wordt.

Een onderneming runnen zonder klantenbestand

Het is perfect mogelijk om een zaak te runnen en toch niet over een klantenbestand te beschikken. Geen klantenbestand hebben lijkt zelfs vandaag nog voor veel ondernemers de meest logische oplossing. Maar deze gemakzucht breekt hen uiteindelijk wel zuur op.

Als je een bedrijf runt, zijn er namelijk altijd situaties waarin je administratief gezien nood hebt aan de gegevens van een bepaalde klant.

Je verliest zeeën van tijd als je voor dit soort informatie telkens een andere bron moet raadplegen.

Rekenen op je geheugen

Wat is alweer de postcode van die klant uit Erps-Kwerps?

Grasduinen in je mailbox

In welke mail stond dat BTW-nummer ook weer?

Zoeken naar/in oude facturen of offertes

Waar heb ik die nu alweer gelegd?

Een telefoonboek raadplegen

Serieus? Gebruikt iemand dat nog?

Of zelfs surfen op het snelle internet

Wat was de website van mijn leverancier ook alweer? Hm, hun BTW nummer is er niet vermeld.

Public relations en marketing zonder klantenbestand

Ook vanuit PR en marketing oogpunt is het veel interessanter om al je klantengegevens in één bestand te bewaren in plaats van verspreid over verschillende bronnen. Stel dat je van plan bent om je zaak te promoten met een bepaalde actie, zoals:

  • eindejaarswensen per post sturen
  • een catalogus met je nieuwe aanbod verzenden naar je klanten
  • een digitale nieuwsbrief sturen met de laatste nieuwtjes van je zaak

Ook in dat geval ben je gebaat met één centraal document waarin je meteen toegang hebt tot de relevante contactgegevens van al je klanten.

Een apart bestand voor je leveranciers bijhouden?

Dat behoort zeker tot de mogelijkheden, maar levert wel wat extra werk op. Je moet dan per slot van rekening twee aparte bestanden aanmaken. En bijhouden.

Vaak is de opsplitsing in twee aparte bestanden onnodig verwarrend. Eenzelfde bedrijf kan immers zowel klant als leverancier zijn van jouw zaak. Als je in dat geval werkt met twee verschillende databases, zit je opnieuw met dubbel werk:

  • Als je leverancier van adres verandert, moet je dat in 2 bestanden aanpassen
  • Wil je je leverancier, die ook een klant is, echt twee maal dezelfde catalogus opsturen?

Een beter alternatief is om je contactgegevens van klanten en leveranciers in eenzelfde bestand te bewaren en in een veld aanduiden of het een klant of leverancier betreft.

Is een klantenbestand nuttig voor starters of kleine zelfstandigen?

Al het bovenstaande geldt niet enkel voor grotere of gevestigde ondernemingen.

Ben je een starter, kleine zelfstandige, of heb je een micro-onderneming?
De voordelen voor jou om vandaag nog te beginnen werken met een klantenbestand ligt in:

  • De tijd die je jezelf in de zeer nabije toekomst bespaart
  • De gewoonte die je je eigen maakt. Nieuwe klant? Meteen invoeren in het klantenbestand en er verder niet meer wakker van liggen.
  • Een voorsprong nemen. Mocht je aantal klanten plots toenemen, dan heb je op dat ogenblik wel wat beters te doen dan op zoek te gaan naar een oplossing om je contactgegevens steeds bij de hand te hebben.

Gratis klantenbestand maken

Een klantenbestand aanleggen is heel eenvoudig met CoManage. Het bespaart je heel veel tijd. Vandaag, morgen en de rest van je leven als ondernemer.

En wat ook mooi meegenomen is: dit is volledig gratis. Waarop dus nog wachten? Begin gewoon nu.