Offerte maken welk programma kiezen

Een offerte maken – Welk programma gebruik je best (niet)?

Om een offerte te maken, kan je kiezen uit veel programma’s. Maar een ruime keuze houdt wel in dat je over zeeën van tijd moet beschikken. Software voor offertes moet je namelijk installeren, uitproberen en vergelijken. Heb je een keuze gemaakt? Dan kan deze uiteindelijk ook nog tegenvallen… en verlies je nog meer tijd.

Heb je daar geen zin in? Lees dan snel verder. En ontdek welk offerte programma het best past bij de behoeften van jouw onderneming of organisatie. Vandaag… en morgen ook nog.

Wat is het beste programma om een offerte te maken?

Om het beste programma te kiezen voor offertes grijp je waarschijnlijk instinctief terug naar software die je al kent.

Net zoals veel startende ondernemers is het logisch om te beginnen met Excel of Word .

Maar ook bedrijven die al langer bestaan, gebruiken deze programma’s nog altijd om hun verkoopsproces te ondersteunen.

En daar is helemaal niets mis mee. Zeker niet als je rekening houdt met het volgende:

  • 1. Kantoorsoftware heet niet toevallig zo. Het is ontwikkeld om al jouw administratieve taken te helpen uitvoeren.
  • 2. Voor je jouw bedrijf oprichtte, heb je Word en Excel zeker al gebruikt. Deze programma’s zijn dan ook heel laagdrempelig.
  • 3. Het is tenslotte ook handig dat deze programma’s al op je computer geïnstalleerd zijn.

Kortom, Word en Excel ken je. Ze staan op je computer. Je hebt al een softwarelicentie. Niets houdt je nog tegen om je eerste offerte te maken


Excel gebruiken om jouw offertes te maken

Een offerte maken in Excel

Prijzen en berekeningen zijn belangrijke onderdelen van je offerte. Het uittellen kan je uit het hoofd doen, of met een rekenmachine.

Maar net zoals “Kantoorsoftware” is de naam “Rekenprogramma” niet toevallig gekozen. Excel is een kampioen in rekenen. Dat maakt het een geschikt programma om jouw offertes te helpen maken.

Ben je geen fan van MSOffice software? Dan zijn er voldoende alternatieven beschikbaar:

  • Spreadsheets van Google. Je kan het offline en online gebruiken. Dat laatste is zeer handig, maar daarover later meer.
  • Calc van Open Office is een open source variant. Gratis en toch goed.

Al deze rekenprogramma’s bieden voordelen om offertes te maken. We geven een overzicht.

Voordelen van Excel om een offerte te maken

#1 Weg met je rekenmachine

Excel kan alle berekeningen voor jouw offerte op zich nemen. Zelfs als deze ingewikkeld zijn.

Voer je ruwe cijfers in tabellen, kolommen in. En laat er vervolgen de magie van rekenformules op los.

excel berekeningen van prijzen in een offerte

Het resultaat verschijnt verbazend snel in je document. En het is altijd correct. Tenminste…

  • Als je de juiste formules gebruikt voor alle berekeningen op jouw offerte
  • Geen foute cijfers gebruikt voor je aantallen, prijzen, kortingen, btw procenten enz.

Excel is een rekenwonder. Het bespaart je tijd en kopzorgen. Maar natuurlijk moet je wel met het programma vertrouwd zijn. Of worden. Dat laatste valt redelijk goed mee…

#2 Excel krijg je vrij snel onder de knie

Heb je nog nooit een rekenprogramma gebruikt? Dan hebben we goed nieuws. Als je al een ander lid van dezelfde familie Kantoorsoftware hebt gebruikt, kan je bepaalde taken al uitvoeren.

Zo hoef je bijvoorbeeld niet te zoeken naar hoe je een document opent, opslaat of kopieert.

Ben je al vertrouwd met Excel omdat je het gebruikt als

Dan lukt het je zeker ook om er een offerte in te maken.

Wil je er nog meer uithalen dan enkel berekeningen? Dan kan je in je Excel offerte bestand externe gegevens importeren. Vanuit een database bijvoorbeeld…

#3 Een database koppelen aan je Excel offerte

Op jouw offerte gebruik je allerlei gegevens. Heb je geen zin om die telkens in te typen, of uit een ander document te plakken? Dan kan je jouw gegevens bewaren in een apart Excel bestand. Of in een database zoals Access of MySQL.

Om gegevens uit een database in Excel te importeren, moet je gebruik maken van een zogenaamde Power Query. Het is wat zoeken en puzzelen. Maar als het je lukt, kan je bijvoorbeeld jouw database met prijzen koppelen aan je offerte.

Met gegevens uit zowel andere Excel bestanden, als uit databanken, kan je creatief te werk gaan.
Naast prijzen kan je bijvoorbeeld ook andere gegevens in jouw offertes importeren:

  • Alle omschrijvingen van je producten en diensten
  • Alle details van jouw klantengegevens, zoals adres, naam, btw-nummer,…

Kriebelt het om eraan te beginnen? Lees dan nog eerst even verder…

Als je niet vertrouwd bent met databases en Excel, zal je meer tijd verliezen dan winnen. Het is namelijk geen plug and play oplossing:

  • Je moet je databases slim ontwerpen, maken, vullen en onderhouden
  • Voor elke offerte moet je opnieuw een koppeling met je externe gegevensbestand maken
  • Je moet controleren of je wel de juiste / meest recente database gebruikt
  • Enz.

Maak je maar enkele offertes per maand? Dan is deze weg zeker niet de snelste. In dat geval kan je beter een Excel offerte template overwegen…

#4 Excel offerte template gebruiken

In alle kantoorsoftware programma’s kan je templates, ook wel sjabolonen genaamd, maken. Het voordeel is dat je je maar eenmaal met de lay-out moet bezighouden.

Als je een Excel sjabloon voor je offertes hebt gemaakt, kan je dit gebruiken voor al jouw offertes. Hiermee win je veel tijd.

Een template maken kost wat moeite. Hoeveel precies? Dat hangt af van jouw voorkennis van rekenprogramma’s.

Heb je ook hier geen zin in? Dan is er nog een ander alternatief: copy/paste, of in het Nederlands: kopiëren/plakken.

#5 Excel offertes kopiëren en plakken

Zodra je één offerte in Excel gemaakt hebt, kan je dit bestand eindeloos hergebruiken.

  • Je kopieert jouw Excel offerte.
  • Deze plak je vervolgens in een folder, of op je bureaublad.
  • Wil je later geen vergissingen, dan geef je het bestand best een andere naam.
  • Open de kopie van je offerte en pas de gegevens aan waar nodig.

Als je weinig offertes verzendt, is deze eenvoudige werkwijze het snelst. Tenminste, wat betreft voor het aanmaken van het bestand. Excel heeft namelijk ook nadelen…

Nadelen van Excel als offerteprogramma

Je offertes opstellen in Excel gaat gepaard met nadelen. We sommen ze hieronder kort op.

#1 Dubbele controle is nodig in Excel

Excel maakt geen rekenfouten. Dat is een opluchting.

Maar de berekeningen zelf gebeuren altijd op basis van gegevens die jij invoert. En met de formules die jij ingesteld hebt. Dat zijn twee zaken waarvan jij absoluut zeker moet zijn dat ze correct zijn.

prijs in excel berekenen

Concreet houdt dit voor offertes in Excel in dat jij het volgende zelf moet controleren:

  • Welk btw-tarief is van toepassing op jouw aanbod?
  • Zijn de prijzen die je gebruikt actueel?
  • Geniet de klant van een korting? En hoeveel bedraagt die?

Controle van jouw cijfers in Excel is nodig.

Daarnaast moet je veel andere gegevens intypen (of plakken) om zeker te zijn dat je offerte correct is.

#2 Een goede offerte is meer dan prijzen

Offertes bestaan uit meer dan prijzen. Ook deze gegevens moet je intypen en controleren:

offerte nummer, datum en vervaldatum

  • Gebruik je een offertenummering? Zorg er dan voor dat dit oplopend is. Dat bespaart misverstanden en zoekwerk achteraf.
  • Vergeet niet een offertedatum en vervaldatum te vermelden.
  • Kloppen de bedrijfsgegevens van jouw klant?

Checken of alle gegevens uit je offerte kloppen is belangrijk. Fouten en slordigheden geven namelijk een onprofessionele indruk bij je prospecten en klanten.

Hetzelfde geldt trouwens ook voor de lay-out van je offerte…

#3 De lay-out van Excel offertes is een hel

Het grootste nadeel van Excel als programma om je offertes te maken, is de lay-out.

Excel is een rekenprogramma, geen opmaakprogramma.

Natuurlijk wil je niet dat je klant in jouw Excel bestand de prijzen gaat wijzigen. Bovendien zijn de bestanden op sommige computers niet te openen. En verlangen van je klant dat deze tijd verliest met jouw bestand netjes uit de printer te krijgen, is not done.

Daarom maak je best een pdf van jouw offerte. Helaas loopt het daar vaak mis:

  • Plots bevat je pdf offerte blanco pagina’s.
  • Kolommen en rijen die er op het scherm goed uitzien, doen dat in je pdf niet meer.
  • Paginanummers op de helft van een blad ogen vreemd.
  • En als je echt pech hebt, verandert het formaat naar A5 in plaats van standaard A4-pagina’s.

Conclusie: Is Excel het beste programma om offertes te maken?

Het antwoord luidt: Neen. Het is goed in rekenen, maar andere programma’s scoren beter. Zoals Word bijvoorbeeld.


Offerte in Word maken

Een offerte maken in Word

Word en Excel zijn leden van dezelfde familie: Office programma’s.

Elke organisatie, bedrijf, zelfstandige of freelancer gebruikt deze software.

Het is dan ook een zinvolle keuze om jouw offertes op te stellen met Word. Hetzelfde geldt natuurlijk ook voor de tekstverwerkers van Google of OpenOffice.

Voordelen van Word om offertes op te stellen

Alle tekstverwerkers bieden dezelfde voordelen als offerte programma. We geven een kort overzicht.

#1 Gemakkelijk de lay-out van je offerte maken

Op het gebied van lay-out is Word een eenvoudiger programma dan Excel.

Een tekstverwerker is eenvoudiger om de hoogte en breedte van kolommen en rijen in te stellen. En te behouden.

Een tabel in Word is ideaal om:

  • de klantgegevens ordelijk te schikken
  • je prijzen overzichtelijk op je offerte te presenteren

tabel in Word offerte

#2 Word offerte template of bestand hergebruiken

Voor elke offerte die je in Word maakt, hoef je niet van nul te beginnen. Dit verschilt niet van Excel.

Ook hier heb je de keuze tussen een sjabloon, of een kopie van je offerte bestand gebruiken als basis.

Makkelijk dus.
Maar toch is er ook een groot nadeel verbonden aan offertes maken in een tekstverwerker.

Nadeel van Word als offerte programma

Word heeft één groot nadeel in vergelijking met Excel:

Je moet jouw prijzen in een ander programma uitrekenen.

Alle berekeningen voor je offerte, moet je met een ander programma uitvoeren. Word doet dat namelijk niet in jouw plaats.

Conclusie: Is Word een goed programma om een offerte mee te maken?

Neen. Ook al kan je de lay-out sneller netjes krijgen dan in Excel, toch blijf je tijd verliezen met je berekeningen. Daarom kan je beter beide programma’s combineren.


excel en word voor offertes

Excel en Word samen gebruiken als offerte software

Het lijkt logisch dat je de kracht van twee programma’s gebruikt om foutloze offertes te maken die er ook goed uitzien.

Aan de combo zijn dus wel voordelen aan verbonden.

Voordelen om Word en Excel te combineren

#1 Word en Excel lijken op elkaar

Bepaalde handelingen in office software zijn overal hetzelfde. Zelfs als je een programma van twee verschillende kantoorsoftware uitgevers gebruikt, kan je snel ontdekken hoe je bijvoorbeeld een bestand kan opslaan.

Weet je hoe je een tekst moet plakken in Word? Dan kan je dat ook in Excel, Powerpoint,…

En dat is wel fijn.

#2 Gegevens van een Excel offerte in Word plakken

Vanuit Excel kan je snel prijsberekeningen kopiëren, om ze vervolgens in Word te plakken.
Door de kracht van beide programma’s te combineren kan je vrij snel een offerte maken.

Maar offertes gaan over meer dan de snelheid waarmee je ze opstelt…

Welke nadelen hebben Word en Excel als offerte software?

Als je Word en Excel naast elkaar gebruikt, kijk je aan tegen twee grote nadelen.

#1 Twee programma’s voor één finaal bestand

Het kan. Het kan bovendien vrij snel. Maar het is niet handig en logisch om 2 programma’s te gebruiken voor 1 finaal bestand te gebruiken.

Daarnaast bewaar je misschien jouw klantengegevens in een apart bestand. En je prijzen in een ander. Op die manier zit je met een hoop gegevens die je vanuit Excel en Word dan moet plakken in een nieuw bestand.

Het grote probleem bij veel ondernemers is dat ze hieraan wennen. Ok, het is lastig, maar uiteindelijk lukt het wel om een offerte aan te maken.

Neem je daar vrede mee? Lees dan nog even verder, want offertes zijn veel meer dan een pdf-bestand

#2 Je offerte beheer kost tijd

Wanneer jouw offerte de deur, of mailbox, uit is, houdt het niet op. Het is natuurlijk de bedoeling dat je jouw aanbod ook makkelijk terug kan vinden.

Jouw computer, laptop of mailbox zijn niet de ideale plaatsen om je offertes te beheren. Hier kan je namelijk veel te gemakkelijk jouw offertes uit het oog verliezen. Als de vervaldatum verlopen is, loop jij een zakelijke kans mis.

Een mogelijke oplossing is om je offertes in de cloud te bewaren. Duidelijk georganiseerd. En overal en altijd raadpleegbaar door jezelf.

Conclusie: Word en Excel als offerte programma gebruiken?

Word en Excel samen zijn krachtige programma’s. Voor je offertes te maken zijn ze geschikt. Maar om deze te ordenen en snel terug te vinden scoren ze veel minder goed.


offertes online bewaren in de cloud

De cloud als opslagruimte voor jouw offertes

Bij cloud opslagdiensten bewaar je jouw bestanden op een server van een ander bedrijf.

De grote cloud leveranciers bieden online opslagruimte aan in combinatie met ingebouwde Office software:

  • Google Drive
  • Microsoft One Drive
  • Drop Box

Als je jouw offertes met een teksteditor in de cloud maakt, wordt jouw offerte meteen ook daar bewaard. En daar zijn voordelen aan verbonden voor jouw zakelijke administratie.

Voordelen van je offertes bewaren op het internet

#1 Je hoeft geen IT guru te zijn

De office programma’s van Google en Microsoft heb je snel onder de knie.

Bestanden opslaan in de cloud is kinderspel. Je maakt een document aan en het wordt automatisch in de cloud bewaard.
Omdat het in de cloud staat, kan je er altijd aan. Zelfs met je smartphone

#3 Jouw offertes overal bereikbaar

Het fijne van deze software is dat je ook vanop een andere computer aan jouw offerte kan. Je moet dan wel een internetverbinding hebben, maar dat is tegenwoordig bijna voor alles het geval.

Geen internet, geen verbinding met je bankrekening.
Geen internet, geen toegang tot je bewakingscamera’s.

Daarnaast kan je jouw offerte documenten makkelijk delen met je collega’s of klanten zonder dat je ze hoeft te downloaden en vervolgens te e-mailen.

#3 Je hebt meteen een back-up van je offertes

Het internet vergeet niet. Van ongeveer alles wat je online zet of maakt, bestaat wel ergens een back-up. Voor je offertes in de cloud is dat hetzelfde. Alweer een zorg minder dus.

Maar wanneer het over efficiënt offerte beheer gaat, loeren andere uitdagingen om de hoek…

Nadeel van online office software voor je offertes

Je zaak runnen zonder One Drive, Google Drive of Dropbox is tegenwoordig bijna ondenkbaar.

Maar voor je offertes schieten ze op een belangrijk punt tekort. Je hebt immers geen gebruiksvriendelijk overzicht van geld dat je op jouw rekening kan laten terechtkomen.

Jouw offertes zijn geld waard. Tenminste als je prospect of klant ze goedkeurt.

En daarom moet jij weten exact weten:

  • welke offertes je gestuurd hebt
  • welke klant jouw offertes gekregen heeft
  • wanneer ze vervallen en dus ook wanneer jij jouw klanten moet herinneren aan de deadline van je aanbod
  • voor hoeveel geld er producten of projecten in de pijplijn zitten

De manier waarop je bestanden in de cloud opslaat, is niet handig om alle belangrijke details van jouw offertes in een oogopslag te zien.

Je kan natuurlijk nog een extra bestand aanmaken met alle details in. Maar eerlijk gezegd, heb jij daar tijd voor?

Gelukkig bestaat er ook software die speciaal ontwikkeld is voor offertes

Conclusie: Je offertes in de cloud maken en organiseren?

De cloud maakt back-ups van je offertes. Dat is handig. Maar daarmee weet je nog niet welke offertes je hebt gestuurd en welke zullen vervallen.


comanage offerte programma

Je offertes maken met offerte software

Net zoals er kantoorsoftware bestaat, bestaan er ook programma’s om offertes te maken. CoManage bijvoorbeeld.

Het combineert alle voordelen van Word, Excel, databases en cloudopslag in één programma.

En wat meer is: bij het maken van offertes in CoManage ondervind je geen enkele hinder van de beperkingen van Office programma’s.

10 voordelen van CoManage als offertesoftware

#1 Je hoeft geen programma te installeren

Net zoals een gewone website, kan je CoManage met je browser bezoeken: Chrome, Firefox, Opera…

Dat wil dan ook zeggen:

  • dat je geen software en updates moet installeren
  • je offertes online kan maken en bekijken
  • ook met je smartphone toegang hebt tot je offertes

#2 Een duidelijk overzicht van al je offertes

Elke keer dat je een offerte maakt, komen de belangrijkste details automatisch in je offerte overzicht te staan.

Offerte beheer met een duidelijk overzicht van alle jouw offertes
Zo zie je meteen

  • hoeveel offertes je gemaakt hebt
  • voor welke klant of prospect je een offerte hebt gemaakt
  • of de offerte nog geldig is, of al vervallen
  • het totaalbedrag van openstaande offertes
  • enz.

statistieken offertes met vervallen geaccepteerde en geweigerde offertes
Het overzicht van al jouw offertes verschijnt automatisch. Je moet dus ook geen extra bestand aanmaken, of gegevens kopiëren uit elke offerte en dan ergens anders plakken.

#3 Offertes kan je snel filteren en opzoeken

Het is altijd interessant om te weten hoe jouw bedrijf presteerde in specifieke weken, maanden, kwartalen of jaren.

In CoManage kan je snel alle offertes van een periode naar keuze filteren in je overzicht.

Met de zoekfunctie kan je daarnaast snel een bepaalde offerte opvragen.

offertes snel opzoeken en filteren voor bepaalde periodes

#4 Geen rekenprogramma of rekenmachine meer nodig

CoManage doet alle berekeningen voor jouw offerte: totalen, subtotalen, kortingen, btw…

Je hoeft hier zelf geen formules voor te schrijven, die zijn namelijk al ingebouwd.

prijs berekenen totalen btw korting voor offerte

Als je dat wil kan je voor jouw producten of diensten eenmaal een prijs invoeren. Wanneer je dan een offerte opstelt, kies je een product. De prijs wordt dan automatisch ingevuld.

Wil je voor sommige klanten een andere prijs hanteren? Op dat ogenblik kan je de ingeladen prijs veranderen.

Voor kortingen geldt hetzelfde. Je voert een percentage in en CoManage rekent de rest uit voor jou. Foutloos.

#5 Lay-out van je offerte in jouw huisstijl

De opmaakmogelijkheden voor je offerte zijn bijna onbeperkt in CoMange .

  • Zo kan je voor de achtergrond een afbeelding van je briefpapier op je offerte uploaden.
  • Of je kan kiezen voor eenvoud en gewoon je logo op je offerte gebruiken. Uploaden. Wil je het links? Of liever rechts? De keuze is aan jou.
  • Net zoals bij Word en Excel kan je ook een sjabloon voor je offerte maken. Er zijn een aantal ingebouwde templates waaruit je kan kiezen. Deze hoef je dan maar 1 maal aan te passen voor al jouw volgende offertes.

#6 PDF offerte en verzenden met een knop

Als je offerte klaar is, kan je hiervan met 1 klik een pdf maken.

De pdf kan je downloaden. Dit is altijd een A4, dus ideaal om meteen naar je printer te sturen.

Of wanneer je dat liever wil, kan je jouw offerte rechtstreeks verzenden vanuit CoManage.

#7 Van offerte naar factuur met 1 klik

Offertes die goedgekeurd zijn kan je met 1 klik in een factuur omzetten.

Hier komt de ware kracht van CoManage naar boven.

Het is namelijk 1 programma voor zowel je offertes als facturen.

Je hoeft dus niet nog eens een nieuw bestand te maken voor je facturen, of hiervoor een ander programma te gebruiken. Alles wat je nodig hebt, is ingebouwd in CoManage. Zelfs je klantenbestand…

#8 Je klantgegevens direct bij de hand

Ook de gegevens van je klanten worden in CoManage veilig bewaard. Deze kan je op je documenten inladen zonder dat je ze hoeft over te typen. Of uit een ander bestand te plakken.

klantenbestand voor offertes

#9 Offertes delen met je team

Je offertes kan je delen met de teamleden die jij wil. Dat is bijvoorbeeld handig als je een aparte verkoopafdeling hebt.

#10 Goedkope offerte software

Tenslotte is CoManage een heel goedkoop programma voor je offertes. Voor een luttele 10 euro per maand, kan je onbeperkt offertes, facturen en klanten maken en beheren.

Nadelen van CoManage als offertesoftware

CoManage is geen kantoorsoftware. Dat wil zeggen dat het anders werkt dan Word of Excel. Dat betekent dus dat je in het begin even moet zoeken.

Maar ons support team helpt je graag snel op weg via chat. Ook na de kantooruren.

Bekijk je liever video handleidingen? Dan kan dat ook. Of met onze uitgebreide help pagina’s kan je alle mogelijkheden stap voor stap op jouw tempo bekijken.


Conclusie: Met welk programma kan je best jouw offertes maken?

Word en Excel zijn zeker geen slechte programma’s om je eerste offertes te maken. Maar deze software is eigenlijk niet gemaakt om offertes op te stellen en efficiënt te beheren.

Toch is het verleidelijk om ze te gebruiken omdat je deze programma’s al kent. Maar de tijd die je daarmee in het begin wint, verlies je naderhand:

  • bij het beheren van je offerte administratie
  • bij elke offerte die je maakt met Worden/of Excel

Daarom is het verstandiger om meteen software te gebruiken die ontwikkeld is om offertes in een handomdraai op te stellen, zoals CoManage.

Benieuwd naar hoe gemakkelijk CoManage is voor jouw offerte beheer?

Maak dan nu een proef account aan. Je kan 14 dagen gratis uitproberen of het voldoet aan jouw verwachtingen.