Offerte opvolgen - verhoog je kans op goedkeuring van je offertes

Offerte Opvolgen – 5 tips om meer offertes te laten goedkeuren

Een offerte opvolgen is een noodzakelijk stap die veel ondernemers over het hoofd zien. Zelfs al gebruik je CoManage – en maak je dus met enkele klikken een offerte – toch steek je hier tijd in.

Als je jouw opgestuurde offertes uit het oog verliest, verlies je dubbel: energie én kansen.

Maar het kan ook anders. Net zoals je een herinneringsfactuur kan sturen, kan je jouw klanten ook herinneren aan je offerte.

Wanneer, hoe, waar,… volg jij je offertes best op?

In dit artikel geven we je 5 praktische tips om ook jouw offertes makkelijker te laten goedkeuren.

Ready to seal the deal?.


#1 Gebruik de vervaldatum van je offerte als excuus en drukkingsmiddel

Je klant kan een herinnering aan een offerte opvatten als een agressieve verkoopstechniek. In dat het geval is je kans op het binnenhalen van de bestelling, of opdracht, aanzienlijk kleiner geworden.

Te opdringerig overkomen heeft immers maar al te vaak het omgekeerde effect van wat je beoogt.

Niet elke ondernemer voelt zich dan ook comfortabel bij het uitoefenen van druk op zijn klanten.

Eén van de belangrijke elementen van een goede offerte is een vervaldatum voor je offerte. Vergeet je deze, dan lijkt het alsof jouw aanbod tot in de eeuwigheid geldt.

vervaldag offerte

Naast een “excuus” om je klant te herinneren aan jouw aanbod, is de vervaldatum ook een extra drukkingsmiddel. Hoe vaak ga je zelf niet over tot een aankoop als je weet dat de prijs weldra niet meer geldig is? Voor jouw klanten geldt hetzelfde.

De vervaldatum voor je offerte kan je vanaf nu steeds aangrijpen als ‘excuus’ om je klant opnieuw te contacteren. Je offerte opvolgen is een normale zaak. Niets agressief, enkel een vriendelijke herinnering dat je mooie aanbod weldra niet meer geldig is.


#2 Stuur je herinnering (natuurlijk) vóór de vervaldatum

Om je professionele geloofwaardigheid niet in het gevaar te brengen, stuur je natuurlijk je herinnering vóór de offerte vervaldatum is aangebroken. Doe je het toch daarna, dan geef je het onmiskenbare signaal dat je het zelf niet zo nauw neemt met afspraken.

Een flexibile opstelling is vaak een groot voordeel dat klanten kunnen appreciëren. Maar als je je afspraken in de offerte zelf al niet volgt, is de kans op problemen naderhand veel groter.

Doe jezelf en je zaak een plezier. Maak van in het begin een solide en correcte indruk op je klant. En volg je offerte dus op tijd op.

Je kan twee mogelijke datums gebruiken om je offerte op te volgen:

Hoelang is de geldigheidstermijn van je offerte zelf?

Een week? Een maand? Een half jaar?

Hoe meer bedenktijd je geeft, hoe langer je logischerwijze zal moet wachten met je herinnering te sturen. Eén tot twee weken voor de vervaldatum is in dat geval acceptabel.

Als je daarentegen heel korte vervaltermijnen hanteert (tot twee weken), stuur je best twee werkdagen voor de deadline de herinnering. Hou hierbij zeker ook rekening met officiële feestdagen.

Je klant heeft beloofd te reageren voor een bepaalde datum

Heeft je klant zelf beloofd om binnen een bepaalde termijn feedback te geven op jouw offerte? Treedt de dag na de beloofde datum zelf in actie.

Zet in bijvoorbeeld je Google kalender een herinnering aan op deze datum.

Of houdt het overzicht van jouw openstaande offertes in CoManage in de gaten.

Offerte verlopen

Als de vervaldatum van je offerte nadert, moet je in actie schieten.


#3 Volg je offerte op een persoonlijke manier op

Net zoals je een offerte op verschillende manieren kan bezorgen, kan je dit ook doen voor jouw herinnering. Dit hoeft overigens niet op dezelfde manier te gebeuren als waarop je je offerte in eerste instantie bezorgde.

Wil je je kans op goedkeuren verhogen, is de beste strategie om net iets persoonlijker tewerk te gaan dan bij de eerste maal.

  • Eerste offerte als mail verstuurd? Stuur de herinnering per post. Iets ruimer op voorhand want de post is niet altijd even snel. Maar dat wist je wel.
  • Eerste offerte per post verstuurd? Bel de klant op. Stel eventueel een persoonlijk onderhoud voor om de offerte toe te lichten.
  • Eerste offerte persoonlijk overhandigd? Maak telefonisch een tweede afspraak. Of waarom niet de offerte bespreken tijdens een etentje? Of een gezelligere plaats dan een kantoor.

Als je je herinneringsofferte op een persoonlijker manier bezorgt, is de kans veel groter dat je offerte goedgekeurd zal worden.


#4 Bezorg dezelfde offerte nog eens

Niets zo vervelend als moeten zoeken naar een document dat “ergens” verzeild is geraakt. Zelfs in een digitaal archief, zoals een mailbox, is het soms lastig zoeken naar precies die ene offerte.

Door je klant je offerte nog eens te bezorgen, bespaar je een hoop tijd en frustraties. De klant heeft de offerte voor zich. De focus van het gesprek kan komen te liggen op wat belangrijk is in plaats van wat nu juist weer de datum, of referentie van je offerte is.

Print je offerte nog eens uit, of stuur het nog eens digitaal naar je klant. Een kleine moeite, maar met groot resultaat.


#5 Een offerte opvolgen, is deze soms ook aanpassen

Met de bovenstaande tips verhoog je de kansen op goedkeuring van je offerte. Toch bestaat de mogelijkheid dat zelfs dit niet voldoende is.

Er zijn 101 reden waarom offertes niet goedgekeurd worden. Het goede nieuws is dat jij de kans hebt benut om te weten te komen waarom het fout is gelopen.

5 mogelijke redenen waarom offertes afgekeurd worden (en die je gemakkelijk kan vermijden door CoManage te gebruiken)

  • 1 Je offerte opstellen nam teveel tijd in beslag en is daarom te laat gestuurd. Je concurrenten waren je te snel af.
  • 2 De layout van je offerte ziet er niet professioneel uit.
  • 3 De berekening van je prijzen of kortingen is fout gelopen. Als je klant dat merkt, ben je het vertrouwen kwijt.
  • 4 Je bent vergeten een vervaldatum op te nemen.
  • 5 Je hebt de klant zijn gegevens foutief ingevuld.

5 typische redenen waarom offertes afgekeurd worden (zelfs als je CoManage gebruikt)

  • 1 De prijzen van je diensten, of producten zijn niet aanlokkelijk in vergelijking met die van jouw concurrenten.
  • 2 Je vervaldatum is veel te kort. Sommige klanten hebben tijd nodig om alles te overwegen en rustig te kunnen vergelijken.
  • 3 Je vervaldatum is veel te ruim. Er zit niet echt druk op de ketel. De beslissing wordt uitgesteld. En waarschijnlijk afgesteld.
  • 4 Je klant is op vakantie. Of failliet. Of overgenomen door een ander bedrijf.
  • 5 Je offerte bevatte net iets te veel info/producten/diensten. Of te weinig.

Omdat je je klant (op tijd) hebt gecontacteerd, weet je vaak precies wat hem weerhoudt om op je aanbod in te gaan. Je offerte aanpassen op basis van deze nieuwe info is de logische volgende stap.

En met CoManage een koud kunstje.

Zet de vervaldatum dit maal dichter in de toekomst. Op die manier verhinder je dat het een straatje zonder einde wordt.

En ja, als het moet, doe je ook een opvolging van de opvolging. Na alle moeite die je gedaan hebt, heb je absoluut het recht om een antwoord te krijgen.


Conclusie: Goede offertes maken is een leerproces

Door systematisch je offertes op te volgen, krijg je op termijn een goed inzicht in je potentiële klanten:

  • Wie zijn ze?
  • Wat verwachten ze (van een offerte)?
  • Wat schrikt hen af?
  • Welke argumenten halen hen uiteindelijk over de drempel?

De antwoorden op al deze vragen wapenen je voor de toekomst. Beter inspelen op de behoeften van jouw klanten, dat is het geheim van succesvol zakendoen. Niet dan?

Vergeet ook niet om de feedback van klanten bij te houden. Zo help je jouw geheugen, of kan je je inzichten makkelijk delen met je collega’s.

Aantekeningen bij offerte maken

Volg VANAF NU AL jouw offertes nauwkeurig op. Leer uit de mogelijke bezwaren van klanten en maak zo jouw aanbod aantrekkelijker voor nieuwe klanten.