Offerte voorbeeld. Hoe ziet een offerte eruit? Wat moet er op jouw offerte staan?

Offerte Voorbeeld – Waaruit bestaat een offerte? (9 elementen)

Een offerte voorbeeld (dat je iets verderop kan downloaden) toont duidelijk aan uit welke 9 onderdelen een offerte kan bestaan.

Let vooral op het gebruik van “kan” in de vorige zin. In tegenstelling tot bij een factuur zijn er namelijk geen wettelijke verplichtingen van wat er allemaal op een offerte moet staan.

Dat neemt niet weg dat je bepaalde zaken best opneemt in je offertes. Per slot van rekening wil je alle mogelijke misverstanden (en ellende) voorkomen met je zakelijk aanbod. Wat volgt is een overzicht met enkele zeer nuttige tips voor de onderdelen van jouw offertes. Nuttig voor starters, zelfstandigen, freelancers én bedreven bedrijven.


#1 Je bedrijfsgegevens op je offerte

Download de voorbeeld offerte als PDF

Een potentiële klant vraagt meestal offertes op bij meerdere mogelijke leveranciers. Je bedrijfsgegevens op je offertes opnemen is dan ook een absolute must. De klant moet immers duidelijk kunnen zien van wie het aanbod is.

Probeer hier zo volledig mogelijk en correct te zijn:

  • je volledige bedrijfsnaam, inclusief bedrijfsvorm
  • je btw-nummer
  • adres van je maatschappelijke zetel of vestiging
  • contactgegevens (telefoon, e-mail,…)

bedrijfsgegevens offerte voorbeeld

Door gewoon al jouw correcte en volledige gegevens op je offerte te zetten, heb je meteen twee troeven in handen:

  • Je offerte geeft meteen een officiële en professionele indruk.
  • Je kan je offerte op deze manier meteen ook als wettelijk geldige bestelbon gebruiken.

Pro tip: Met CoManage hoef je jouw bedrijfsgegevens maar 1 maal in te voeren. Deze info wordt automatisch op al je andere offertes ingevuld.


#2 Je bedrijfslogo op je offerte

Heel vaak hebben je klanten je huisstijl al eens ontmoet alvorens ze je offerte ontvangen. Op je website, naamkaartje of via een advertentie bijvoorbeeld. Als je logo op je offerte dan nog eens duidelijk terugkomt, is dat een mooie verankering van het beeld dat klanten met jouw diensten of producten associëren.
Logo op je offerte

Geen must, maar toch zeker doen.

Pro tip: Je logo op je offertes opnemen is met CoManage kinderspel.


#3 Je klantgegevens op je offerte

Natuurlijk is je offerte aan één bepaalde klant gericht. Vermeld de gegevens van je klant duidelijk. Op die manier wordt je offerte meteen veel persoonlijker.

En wat met het btw-nummer? Particulieren beschikken natuurlijk niet over een btw-nummer. Voor bedrijven neem je dat best wel op. En dit omwille van volgende redenen:

  • Je hoeft na goedkeuring en uitvoering van de opdracht niet meer om het btw-nummer te vragen. Het gebeurt wel vaker dat de klant je die info “vergeet” te bezorgen als de tijd gekomen is om een factuur te sturen. Als je dan nog achter de juiste bedrijfsgegevens moet hollen, betekent dit uitstel van de factuur en moet jij langer wachten op je betaling.
  • Als je het btw-nummer in handen hebt, kan je op voorhand ook een screening van het bedrijf uitvoeren via allerlei websites. Volkomen legaal en vooral handig om te weten of je niet met een bedrijf in zee gaat dat op het punt van een faillissement staat.

Pro tip: Gegevens van je klant één maal ingevoerd? Dan vult CoManage dit automatisch voor jou in op al je offertes of facturen voor deze klant. Handig en je maakt geen slordige fouten meer door overtypen of copy/pasten uit een ander document.


#4 Offerte datum

datum offerte

De offertedatum is belangrijk voor administratieve redenen. Zowel voor jou als voor de klant wordt het later eenvoudiger om de offerte snel terug te vinden.

Heel vaak gebeurt het dat klanten kort na elkaar een aangepaste offerte vragen. Of ze verwijzen in hun communicatie met jou naar een eerder gestuurde offerte.

Heb je geen offerte datum opgenomen? Dan kan er wel eens verwarring ontstaan over welke offerte het nu eigenlijk gaat. Met een datum vermijd je verwarring.

Pro tip: CoManage vult automatisch de datum in op je offertes. Zo vergeet je die zeker niet. Wil je de datum wijzigen? Ook dat is mogelijk.


#5 Offerte nummer

Op de voorbeeld offerte is er geen offerte nummer opgenomen. Zoals bij elk ander onderdeel is dat een persoonlijke keuze die je maakt. Het voordeel van er toch een op te nemen is dat een referentie op je offerte het opzoeken naderhand vereenvoudigt.

Verstuur je weinig offertes, dan is dit minder nuttig. Als je halverwege je boekjaar pas aan offerte nummer 3 zit, kan dat wel vraagtekens oproepen bij de klant.

Pro tip: In CoManage kan je kiezen tussen automatische nummering van je offertes, of deze optie uitschakelen en dus geen referentie nummer opnemen.


#6 Vervaldatum offerte zeker vermelden

De vervaldatum van je aanbod opnemen is een absolute aanrader.

Prijzen veranderen, het leven wordt duurder.

Het laatste wat je wil is dat een klant een bestelling plaatst aan de prijsvoorwaarden die je enkele jaren geleden had aangeboden.

Een bijkomend voordeel van een vervaldatum te gebruiken op je offerte is dat het wat druk op de ketel zet. Je aanbod is beperkt in tijd. Zonder dat je dit expliciet hoeft te vermelden, krijgt de klant de indruk dat een uitstel van beslissing duurder kan uitvallen.

Bij sommige klanten helpt dat om snel beslissingen te laten nemen. Zo moet je naderhand ook minder offertes opvolgen.

Een voorwaarde is dan dat je de termijn van geldigheid niet te ruim neemt. Als de vervaldatum binnen een half jaar is, is het effect van “nu of nooit” weg.

vervaldag offerte

Maar zelfs dát kan psychologisch in jouw voordeel werken. Door een heel lange geldigheidstermijn te hanteren, geef je de klant meer ademruimte en bedenktijd. Voor sommige bedrijven is het precies het geruststellende gevoel dat de prijzen vastliggen voor langere tijd wat hen overhaalt om de opdracht of bestelling aan jou toe te wijzen.

Pro tip: CoManage vult de vervaldatum op je offertes in op basis van een eenmalige instelling. Wil je voor bepaalde offertes toch een langere termijn hanteren, dan kan je dit eenvoudig aanpassen per offerte.


#7 Diensten of producten omschrijving

Op het offerte voorbeeld zie je een duidelijke omschrijving over de diensten die na goedkeuring geleverd zullen worden.

Naast een algemene omschrijving, splits je best de zaken zo gedetailleerd mogelijk op.

diensten omschrijving offerte voorbeeld
Zo geef je de klant immers een duidelijk idee van hoeveel welk onderdeel kost. De klant heeft zo de vrijheid om te kiezen om bepaalde opties (of producten) niet te bestellen. Of juist bij te bestellen.

Pro tip: Met CoManage is het aanpassen van een offerte een heel kleine moeite. Met enkele kliks kan je producten of diensten toevoegen, verwijderen of prijzen aanpassen naargelang je behoeften.


#8 Prijzen op je offerte

De kern van een offerte zijn vanzelfsprekend de prijzen die je vermeldt. Vaak is dit het enige wat mensen willen weten: hoeveel kost het?
prijs voorbeeld offerte

Let er wel even op dat je duidelijk aangeeft of de prijs inclusief of exclusief btw is. In het algemeen vermeld je

  • voor particulieren de prijs inclusief btw
  • voor bedrijven exclusief btw

Maar het kan zeker geen kwaad om dit, zoals in het offerte voorbeeld, onderaan nog eens heel duidelijk op te nemen.

Reken je voor bepaalde diensten niets aan? Neem dat zeker ook op in je offerte. Het toont de klant aan dat je meer biedt dan waarvoor hij zal betalen. Dit laatste is vaak van doorslaggevend belang voor een opdrachtgever. Gratis. Iedereen lust er wel van.

Pro tip: CoManage berekent in jouw plaats het btw-bedrag. Werk je met verschillende btw-tarieven, dan kan je het btw-percentage per product of dienst apart instellen


#9 Algemene voorwaarden voor je offerte

Ook deze neem je best op in je offerte. De klant weet zo meteen waar hij aan toe is. Eigenlijk volstaat een link naar je online algemene voorwaarden.

Maar zoals je in de voorbeeld offerte kan zien, is het ook mogelijk om deze volledig op te nemen. De voordelen hiervan zijn:

  • Online voorwaarden veranderen al eens. Dit is niet het geval met zwart op wit teksten. Je klant heeft een kopie en jij ook. Er kan dan ook geen twijfel of discussie ontstaan over welke voorwaarden van toepassing waren op het ogenblik van goedkeuring van de offerte.
  • Je toont meteen aan dat zakendoen met jouw bedrijf in alle openheid gebeurt. Of de klant je voorwaarden daadwerkelijk leest, weet je natuurlijk niet. Dat je zelf op beide oren kan slapen, is natuurlijk mooi meegenomen.

Pro tip: In CoManage kan je je algemene voorwaarden op je offertes invoeren/aanpassen en deze vervolgens automatisch aan al je offertes (en facturen) laten toevoegen.


Conclusie: wat met het offerte voorbeeld doen?

De voorbeeld offerte is slechts … een voorbeeld. Je hoeft op jouw offertes niet al de bovenstaande gegevens te vermelden.

Maar anderzijds bevat de dummy offerte wel zaken die je voor jezelf en de klant best opneemt.

Dit verhoogt de duidelijkheid voor beide partijen én jouw kans op het binnenhalen van de opdracht. En daar is het uiteindelijk toch om te doen.

Wil je zelf snel offertes maken zoals de voorbeeld offerte? Meld je hier aan en probeer CoManage 30 dagen volledig gratis.