Openstaande facturen

Openstaande facturen vermijden? Van voorschotfactuur tot betalingsherinnering [10 tips]

Lig jij ‘s nachts ook wakker van openstaande facturen? Volkomen terecht. Elke factuur die niet, of te laat betaald wordt, kan het bestaan van jouw onderneming in gevaar brengen.

Ben jij het beu om te wachten op, of te smeken voor jouw geld? Lees dan onze 10 tips om openstaande facturen te vermijden.

Zelf je geld innen is immers sneller en goedkoper dan een incassobureau inschakelen. Extra bonus: klanten die op tijd betalen verhogen de kwaliteit van jouw nachtrust.

Studie: late betalingen zijn geen lachertje

De cijfers uit een recente studie uit 2017 van Unizo en Graydon Belgium tonen een niet zo fraaie realiteit van de Belgische B2B markt:

  • 1 op 8 facturen worden te laat, of helemaal niet, betaald.
  • De economische schade hierdoor bedroeg bijna 10 miljard euro in 2016. Het exacte cijfer: 9.649.743.074 €.

Voor dat bedrag kan je toch al snel een paar honderduizend mooie wereldreizen maken. In vijfsterrenhotels. Ontbijt inbegrepen.

Voor de B2C markt is de situatie ook niet geheel probleemloos. Volgens dezelfde studie ervaart 7% van de ondernemers problemen met meer dan 75% van facturen voor particuliere klanten.

Slik.

De studie gaat over België. En in het bijzonder over facturen van bedrijven naar bedrijven.

Slechte betalers zijn als flitspalen. Je komt ze overal tegen. Ze laten je op de rem staan. Ze kunnen jou geld kosten.

Een openstaande factuur kan toch niet echt kwaad?

Fout.

Het klopt wel dat één slapeloze nacht snel vergeten is.

Een week, of maand niet slapen. Daar krijg je wallen van onder je ogen.

Als jij soms, regelmatig, of voortdurend te maken hebt met onbetaalde en openstaande facturen, moet je je echt zorgen maken.

Dat geldt overigens niet enkel voor facturen die klanten aan jou moeten betalen.

Jouw facturen zelf te laat betalen

Als jij jouw leveranciers te laat betaalt, kan dit jou zuur opbreken:

  1. In het slechtste geval loop je het risico dat jouw leverancier de samenwerking volledig stopzet. Daar zit je dan zonder producten of diensten die je kan doorverkopen.

  2. In een minder slecht geval verlies je (een deel van je) kortingen en gunsttarieven. Om dezelfde inkomsten te halen, moet je moet met andere woorden de prijs van jouw producten of je diensten verhogen. Of je moet meer volume verkopen dan voorheen.

Extra pijnlijk natuurlijk als dat het gevolg is van klanten die jou te laat betalen.

Betaal jij de overheid en administratieve diensten te laat? Dan wordt je hiervoor gegarandeerd beboet.

  1. Btw te laat betalen aan de administratie? Boete.
  2. Sociale zekerheid te laat betalen? Boete.

Jij moet extra betalen omdat je jouw rekeningen niet kan betalen. Ok, dat is logisch. Maar dit alles omdat jouw klanten hun facturen niet betalen. Dat is toch absurd?

De boetes voor jouw late betalingen had je veel slimmer kunnen investeren. Om jezelf een loon uit te keren bijvoorbeeld. Of om te investeren in de groei van jouw onderneming.

Late betalingen remmen jouw groei

Ben je van plan nieuwe medewerkers aan te werven, machines of materiaal te kopen? Of wil je een freelancer inhuren om jouw aanbod van dienstenuit te breiden?

Zonder geld wordt dit moeilijk. Je kan natuurlijk een krediet bij je bank aanvragen. Maar dat moet je terugbetalen. Met interest.

Openstaande en onbetaalde facturen brengen jou in een neerwaartse spiraal.

Tijd dus om dit te doorbreken. Of te voorkomen. Maar hoe doe je dat?

Helaas bestaat er geen formule die 100% garantie biedt om jouw klanten op tijd te laten betalen.

Behalve één…

Ondernemen is risico’s durven nemen. Maar net zo goed risico’s uit de weg gaan.

#1 De voorschotfactuur: nooit meer wachten op de betaling van je facturen

De enige manier om echt zeker te zijn dat je jouw geld op tijd zal krijgen, is door je klant op voorhand te laten betalen.

Als het echt zo eenvoudig was, zou iedere ondernemer dat toch gewoon doen. Dan hoefden we dit artikel zelfs niet te schrijven. En zou jij dit niet aan het lezen zijn.

Waarom vraagt niet iedereen dan een voorschotfactuur?

Antwoord: de psychologische drempel om geld op voorhand te vragen.

Jij moet je klant overtuigen om hiermee akkoord te gaan. En dat vergt veel meer moeite dan het opvolgen van je openstaande facturen.

Een voorschot aan je bestaande klanten vragen?

Bestaande klanten kennen en vertrouwen je. Ze weten wat ze van jou kunnen verwachten. Jij weet wat je aan ze hebt. Daarom heb je jouw klanten altijd binnen handbereik.

Als je hen nog nooit een voorschot hebt gevraagd, zal het vreemd overkomen als je dat plots wel begint te doen.

  1. Waarom moet ik plots een voorschot betalen en vroeger nooit?
  2. Zit je misschien met een financieel probleem?
  3. Is dan het nog wel verstandig om bij jou te bestellen?

Allemaal vragen die je niet zal horen, maar die zeker gesteld worden.
Allemaal vragen die je niet mogen beletten om het toch te proberen.

Wanneer je een product, of dienst, van een derde partij aankoopt en doorverkoopt, moet jij vaak onmiddellijk betalen.

Is dat niet het geval? Dan nog kan de betalingstermijn van de factuur van jouw leverancier veel korter zijn dan die van jou. En moet je het geld dus voor jouw klant voorschieten.

Wil jij echt de gratis bank zijn voor jouw klanten?

De kans is klein dat je dat ook echt wordt. Tenminste, als je een voorschot durft te vragen.

Hoe vraag je jouw klanten best om een voorschot?

Je hebt een vertrouwensband met je klanten opgebouwd. Dit maakt het eenvoudiger om hen persoonlijk te benaderen en op voorhand jouw beweegredenen voor je voorschotfactuur uit te leggen.

Je hoeft jouw motief (“ik ben toch geen bank”) natuurlijk niet zo aan je klant te formuleren.

Een eenvoudig zinnetje of bewoording kan soms wonderen verrichten.

“Om te kunnen garanderen dat de bestelling op tijd geleverd wordt, ben ik per uitzondering genoodzaakt om een voorschot te vragen”

Veel meer woorden hoef je daar niet aan vuil te maken. Het ligt volledig buiten jouw wil én het is eenmalig.

Of je kan je klant een dilemma voorleggen:

“Het product is bijna uitverkocht. Het laatste wat ik wil is dat jullie een kwalitatief minderwaardig alternatief moet aanbieden. Mochten jullie vandaag kunnen beslissen, dan plaats ik de bestelling en bezorg ik jullie hiervoor een voorschotfactuur“.

Je vraagt jouw klant zelfs niet of dit goed is. De keuze is aan hem of haar: kwaliteit of een minderwaardig alternatief? Het eerste kost geld, maar moet je dus wel op voorhand betalen.

Een tikkeltje gewaagd, maar het proberen waard.

Een voorafbetaling aan nieuwe klanten durven vragen

Dit is een lastige.

Betaal jij graag op voorhand aan onbekenden zonder enige garantie te hebben op de levering of uitvoering? Neen. Jouw potentiële klanten ook niet.

De grootste voorwaarde voor succes is door vertrouwen uit te stralen. Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Wat zeker niet lukt is een directe aanpak:

Wil je klant worden, dan moet je op voorhand betalen.

Iets meer kans op slagen kan je halen met een verontschuldigende en verklarende aanpak:

In het verleden hebben we helaas meermaals ervaren dat sommige klanten het niet zou nauw nemen met betalingen. Daarom vragen we elke nieuwe klant een voorschotfactuur.

In tegenstelling tot bij jouw bestaande klanten, is het voor nieuwe klanten moeilijker om met een voorschotfactuur te werken. Een zinnetje zal niet volstaan.

Er zijn veel factoren die bepalen of een voorschotfactuur voor nieuwe klanten kan werken voor jou. We zetten ze even op een rijtje.

Tips: een voorschotfactuur vragen is makkelijker als je “ja” kan antwoorden op deze vragen

  • 1. Ben je een exclusieve aanbieder van diensten of producten?
  • 2. Kan je nieuwe klanten geruststellen met ervaringen van andere klanten die wél akkoord waren om op voorhand te betalen?
  • 3. Bied je een extra garantie voor wanneer de klant toch niet tevreden zou zijn? Niet tevreden, geld terug, bijvoorbeeld.
  • 4. Is het bedrag van jouw voorschotfactuur niet de volledige som, maar dekt het (slechts een deel van) jouw kosten?

Krijg jij de voorschotfactuur echt niet verkocht? Geen paniek.

Gelukkig zijn er nog andere manieren om de poorten van de hel van openstaande facturen op een kleine kier te zetten.

Lees dus zeker verder.

Een voorschotfactuur is jouw enige garantie om (een deel van) jouw geld op tijd te ontvangen. Betaalt de klant niet, dan lever je geen diensten of producten. Je verliest misschien een potentiële klant, maar geen tijd en geld.

#2 Laat je factuur betalen net voor de (op)levering of werken

Als de voorschotfactuur niet werkt voor jou, is dit de tweede beste strategie om jouw factuur op tijd te laten voldoen.

Jij wil je geld. Jouw klant wil de bestelling. Allebei zijn jullie (terecht) bang dat de andere partij zich niet aan zijn woord zal houden. Waarom dan beide transacties niet op hetzelfde ogenblik uitvoeren?

Het grootste verschil met een voorschotfactuur, is dat je met deze strategie wél tijd en/of geld kan verliezen. Maar dat is nooit het volle bedrag, of al jouw tijd..

Een aantal voorbeelden:

Openstaande facturen vermijden als creatieve freelancer

Klik klik. Je fotoreportage, vertaling, website, logo,… is klaar. Hier kan je een lage resolutie, kleine selectie, testversie zien. Ben je tevreden? Betaal en ik bezorg je het finale product.

Het werkt net zo goed als je met je handen werkt:

Openstaande facturen vermijden als dakwerker, klusjesman, schilder,…

Ding dong. De dakwerker staat aan de deur. Ik zal zorgen dat het niet meer binnenregent. Maar voor ik aan jouw dak begin, zou ik graag een rekeninguittreksel willen zien dat jij betaald hebt.

Of wanneer je ervaring en advies verkoopt:

Openstaande facturen vermijden als consultant

Klik klik. In bijlage vind je mijn eerste bevindingen. Wil je mijn volledige advies en analyse in je mailbox? Geen probleem, maar wel eerst even betalen.

In al deze gevallen moet je dust wel een beetje moeite gedaan hebben.

Als jouw klant uiteindelijk niet betaalt, verlies je op de één of andere manier. Niet fijn natuurlijk, maar wel veel minder pijnlijk dan wanneer enkel jij de verliezende partij bent.

Tips voor tussentijdse facturatie

  1. 1. Maak in jouw offerte op voorhand duidelijk dat dit jouw gebruikelijke manier van werken is. Zo stel je de klant gerust. En vermijd je onaangename verrassingen achteraf.
  2. 2. Voer slecht een klein deel van je project uit. Het heeft geen zin om 100 pagina’s te vertalen en dan eentje door te sturen in de hoop dat je klant voor de andere 99 zal willen betalen.
  3. 3. Lees zeker ook de volgende tip.

Betalen bij (op)levering is win-win. Of in het slechtste geval verlies-verlies. Maar nooit verlies-win.

#3 Tussentijdse facturen: in stapjes jouw geld krijgen

Een gespreide betaling is je derde beste garantie om openstaande facturen en wanbetalers te vermijden.

Al dan niet in combinatie met een voorschotfactuur. Dat bepaal je zelf.

Het idee is simpel. En zoals dat met eenvoudige ideeën vaak het geval is: het werkt.

Iets klaar?
Factuur.
Factuur betaald?
Het volgende onderdeel aanpakken.

Als je projecten uitvoert voor je klanten, is het heel gebruikelijk om hen te laten betalen wanneer een bepaalde mijlpaal bereikt is. Niemand zal hierover moeilijk doen. En jij kan op beide oren slapen.

Een paar voorbeelden maken de link tussen projecten en factureren meteen duidelijk.

Tussentijds factureren als webdesigner

Als webbouwer kan je jouw klanten bijvoorbeeld een factuur sturen:

  1. als het design klaar is
  2. de website online staat
  3. 30 dagen na de lancering

Of een ander voorbeeld.

Tussentijds factureren in de bouwsector

De zomer komt eraan. Tijd om bij je klant een zwembad aan te leggen. En je klant te beginnen factureren

  1. Plannen klaar? Factuur.
  2. Graafwerken klaar? Factuur.
  3. Zwembad gevuld? Factuur.

Ongeacht welke diensten jij levert, er is altijd wel een mogelijkheid om het bovenstaande zelf toe te passen.

Niets verplicht jou om dat voor elk project, of elke klant te doen.

Extra tips voor tussentijdse facturen

  1. 1. Het is belangrijk om deze afspraken op voorhand in je offerte op te nemen.
  2. 2. Kies voor logische mijlpalen die jouw klant zich gemakkelijk kan voorstellen. Dat verkoopt makkelijker.
  3. 3. Laat de betalingstermijnen van je facturen niet overlappen met de deadlines van je mijlpalen. Of anders gezegd: zorg ervoor dat je klanten moeten betalen voordat jij de volgende mijlpaal behaalt. Op die manier voorkom je dat je alsnog openstaande facturen moet opvolgen terwijl je al bezig bent met een volgende stap.
  4. 4. Zelfs voor projecten die je in regie uitvoert, kan dit werken. Stuur bijvoorbeeld elke week een factuur voor je gepresteerde uren.
  5. 5. Pas dit enkel toe op grotere projecten. Tussentijds factureren opstellen voor 100 euro projecten heeft echt geen zin.
  6. 6. Gebruik je CoManage al? Dan kan je voor jouw projecten en mijlpalen een periodieke factuur instellen. Zo vergeet je zelf niet om op tijd te factureren.

Door je klant in stukjes te laten betalen, bouw je een vertrouwensrelatie op tijdens het project zelf. Dat werkt heel goed. Beide partijen hebben een stok achter de hand. Loopt het toch fout af? Dan ben je tenminste niet al jouw geld en moeite kwijt.

#4. Zet je algemene voorwaarden op je factuur. Altijd.

Op een rommelmarkt kan je de hand schudden om een deal te bezegelen. In de zakelijke wereld ook, maar dat is niet de slimste manier om misverstanden en ellende te vermijden.

Dat wil echter niet zeggen dat onderhandelen ongebruikelijk is. Integendeel.

Dit blijkt ook uit de studie van Graydon Belgium die we hierboven vermeldden:

B2B factuurvoorwaarden en onderhandelingen

  1. 32% werd door de klant opgelegd
  2. 65% werd evenwichtig onderhandeld

Overheid factuurvoorwaarden en onderhandelingen

  1. 50% werd opgelegd door de overheid
  2. 50% werd evenwichtig onderhandeld

B2C factuurvoorwaarden en onderhandelingen

  1. 50% werd bepaald door de ondernemer
  2. 28% werd evenwichtig onderhandeld
  3. 22% werd bepaald door de klant

Doe jezelf NU een groot plezier.

Bekijk deze cijfers nog eens heel aandachtig.

Ongeacht welke soort klanten jij hebt, er zal altijd iemand zijn die jouw voorwaarden niet blindelings aanvaardt.

En hierin schuilen twee grote kansen voor jou.

Kans 1: onderhandel over de voorwaarden van je leverancier

Je leest het goed. Onderhandelen in de zakelijke wereld is normaal.

Waarom zou jij dan niet de verkoopsvoorwaarden van je huidige, of nieuwe, leveranciers eens onder de loep nemen?

Misschien kan je meer gunstige aankoopvoorwaarden bedingen?

Dat hoeft niet noodzakelijk een lagere prijs te zijn. Ook een langere betalingstermijn kan in jouw voordeel werken.

Kans 2: beschouw jouw factuurvoorwaarden niet als de wet

Stel jezelf flexibel op. Zowel tegenover je huidige als nieuwe klanten.

Luister naar hun bezorgdheden en mogelijke bezwaren. Maar pas je voorwaarden enkel aan wanneer dat past binnen jouw mogelijkheden.

Jouw flexibiliteit creëert goodwill.

Een afspraak die je samen maakt, heeft meer kansen om nageleefd te worden. De bijhorende factuur zou hierdoor wel eens sneller betaald kunnen worden.

Tips voor jouw factuurvoorwaarden

  1. 1. Neem je algemene voorwaarden op in je offertes en facturen. Altijd.
  2. 2.Vraag jouw klant uitdrukkelijk of deze voorwaarden passen binnen de verwachtingen.
  3. 3. Maar vermeld nooit expliciet dat je openstaat voor onderhandelingen. Het geeft een zwakke indruk en zorgt gegarandeerd voor ellende.
  4. 4. Gebruik je CoManage? Dan hoef je jouw voorwaarden maar 1 maal in te voeren. En vergeet je dus nooit meer om deze op te sturen met jouw offertes en facturen.

algemene voorwaarden factuur

Afspraken afstemmen op jouw klant creëert een vertrouwensband. Vertrouwen kan tot snellere betalingen leiden.

#5. Maak zeker geen fouten in je facturen (en offertes)

Advocaten hebben de kwalijke reputatie om geld te verdienen aan komma’s die ergens vergeten, of verkeerd geplaatst zijn.

Jouw klanten hoeven echter geen jurist te zijn om geld te verdienen op fouten die jij maakt in je facturen of offertes.

Sterker nog: ze hoeven zelfs de fouten niet eens op te merken. Een fout in je voorwaarden, offertes, of factuur kan jou geld kosten.

Wat hebben fouten nu te maken met jouw openstaande facturen?

Het antwoord is: veel.

  • Een factuur die fouten bevat kan gemakkelijker gecontesteerd worden. Dat is een duur woord voor een weigering van je klant om de factuur te betalen.
  • Een verkeerde berekening in de prijs, btw, korting,… geeft niet alleen een onprofessionele indruk. Het is ook de snelste weg naar extra administratie en communicatie. Zonder fouten kan je dit vermijden én dus sneller je openstaande factuur uitvinken.

Tenzij je een cijferberoep uitoefent, is administratie zeker niet het meest aantrekkelijke aspect van jouw bestaan als ondernemer.

Fouten zijn dan ook snel gemaakt. Zeker wanneer je ‘s avonds of in het weekend nog snel een offerte of factuur moet opstellen.

Tips voor factureren zonder fouten

  1. 1. Ongeacht hoe jij je bedrijf beheert, organiseer je administratie netjes en overzichtelijk : prijzen, klanten, offertes, facturen.
  2. 2. Maak berekeningen niet op je smartphone of een rekenmachine. Computers zijn hier veel beter en sneller in dan jij.
  3. 3. Gebruik je CoManage? Maak slim gebruik van de productenmodule. Voer de prijzen voor je diensten of producten 1X in en CoManage rekent alles uit op jouw facturen en offertes.

Domme rekenfouten maakt iedereen. Behalve computers. Die zijn gemaakt om in jouw plaats te rekenen.

#6. Factureer nu, niet binnen een maand

Een factuur die je niet uitstuurt is geen openstaande factuur.

Maar het effect is exact hetzelfde als een factuur die te laat betaald wordt: jouw rekening wordt niet aangevuld.

Als jouw betalingstermijn 14 dagen is, maar je factureert pas 20 dagen nadat je je werk hebt voltooid. Dan geef je jouw klant eigenlijk 34 dagen tijd om te betalen.

Het echte probleem is veel dieper dan dat:

  • Je geeft jouw klanten niet eens een kans om jou te betalen. Waarom toch? Misschien willen ze wel op tijd betalen.
  • Je stuurt een duidelijk verkeerd signaal uit: “Maak je geen zorgen over betalingen. Betalen heeft geen haast, ik ben zelf te laat met mijn administratie. En je kan wel vermoeden dat het opvolgen van mijn facturen ook niet vlotjes verloopt”.

Met uitstel creëer je dus onbewust een verwachtingspatroon dat later heel moeilijk te doorbreken valt.

Wacht jij met facturen opstellen tot het einde van de maand? Of tot wanneer je er tijd en zin in hebt?

Stop hiermee.
Onmiddellijk.

Tips om sneller te factureren

  1. 1. Maak er absoluut een gewoonte van om zo snel mogelijk te factureren. Project af? Factuur de deur uit.
  2. 2. Facturen per post verzenden is echt niet meer van deze tijden. Maak en verzend je facturen digitaal.
  3. 3. Gebruik je CoManage al? Zet je offertes om met 1 klik in een factuur.

offerte naar factuur in 1 klik

Later factureren is later betaald worden. De timing heb je volledig zelf in de hand.

#7. Vergeet je betalingstermijn en vervaldatum niet

Er is een goede reden waarom er een vervaldatum staat op de eieren die je in de supermarkt of buurtwinkel koopt.

Na deze datum toch zin in een omelet? Dan kan je beter nieuwe eieren kopen.

Ook op je factuur is de vervaldatum een waarschuwing. Betalen na deze datum? Salmonella zal je niet krijgen, maar het kan wel extra administratieve kosten met zich brengen.

Net zoals je dat weet van eieren, weet iedereen ook wel wat de vervaldatum van een factuur inhoudt.

En dat is net het probleem. Wat vanzelfsprekend is, zie je niet.

Vermeld de uiterste betaaldatum van je factuur 2X

Het kan absoluut geen kwaad om onderaan in je factuur de vervaldatum nog eens duidelijk te vermelden. Al dan niet samen met de boete die een late betaling zal kosten.

Hoe je dat best formuleert? Keuze zat:

Zakelijk betaalverzoek

Deze factuur dient uiterlijk voldaan te zijn op…

Of wat zachter misschien?

Vriendelijk betaalvezoek

We verzoeken je vriendelijk om deze factuur te betalen voor …

Of iets meer onderdanig?

Onderdanig betaalverzoek

We zouden het fijn vinden mocht je deze factuur betalen voor …

Of net geen twijfel laten bestaan?

Dreigende taal op je factuur

Administratieve boete vermijden? Betaal deze factuur voor…

Of waarom het niet met humor proberen?

Ludieke toon

Onze boekhouder is een lastige mens. Elke keer dat een van onze klanten te laat betaalt, belt hij ons op. Hij gaat dan als een razende tekeer aan de telefoon. Echt prettig is dat niet voor ons. Doe ons een plezier, betaal uw factuur voor …. Zo hebben wij hier op kantoor minder stress en kunnen we ons beter focussen op jou en onze andere klanten.

De wijze waarop je iets formuleert kan al een groot verschil maken.

Zorg er wel voor dat de toon die je gebruikt aansluit bij jouw bedrijf. Een advocatenkantoor zal het laatste voorbeeld waarschijnlijk niet gebruiken op hun facturen.

Tips voor de betalingstermijn van jouw facturen

  • 1. Vermeld naast een betalingstermijn zeker ook een concrete vervaldatum.
  • 2. Vermijd de formule ‘binnen X werkdagen’. Dat brengt klanten in de war. En sommigen in verleiding om te laat te betalen: “Ah, maar er valt een officiële feestdag in die periode. Dus ik kan gerust nog een dag extra later betalen”.
  • 3. Gebruik je CoManage? Je kan voor je facturen een standaard betaaltermijn instellen. Op elke factuur wordt dan automatisch de vervaldag en betaaltermijn opgenomen.

betaaltermijn op factuur uitgedrukt als vervaldag

De uiterste betaaldatum is vermeld. Twee maal. Nu maar hopen dat je klanten het niet vergeten.

Of dat jij het zelf niet vergeet…

Laat geen enkele twijfel bestaan over de datum waarop je factuur betaald moet zijn.

#8. Herinner je klanten aan hun openstaande facturen

Ongeacht wat je probeert. Je zal altijd wel vroeg of laat toch een klant hebben die “vergeet” op tijd te betalen.

Dat kan je niet vermijden.

Wat je wel kan (en moet) doen is ervoor zorgen dat jij zelf niet vergeet wanneer welke klant hoeveel moet betalen.

Wanneer. Welke. Hoeveel.

Kan jij dat allemaal onthouden van jouw klanten?
Wil jij dat allemaal onthouden van jouw klanten?

Herinner jezelf aan … jouw betalingsherinneringen

Je kan in je papieren agenda een nota schrijven. Of in een digitale kalender, zoals die van Google, een herinnering zetten.

Maar dat volstaat niet. Ondernemers hebben het vaak druk.

De dag van de herinnering voor de betaling komt eraan. Natuurlijk ben je net die dag bij een klant. Of zit je tegen een deadline te vechten.

Druk, druk, druk druk.

Durf je geld op te eisen

Een veel groter probleem is dat ondernemers vaak bang zijn om een herinneringsfactuur te sturen.

Toch vreemd als dat ook bij jou het geval is: je wil risico’s nemen én toch ben je bang om jouw geld te vragen.

Daarom: durf te vragen waar je recht op hebt.

Zeker wanneer je de bovenstaande tips hebt toegepast, sta je sterk in je schoenen.

Jouw klant is akkoord gegaan. Jij bent duidelijk en correct geweest. Nu is het aan jouw klant om zijn deel van de overeenkomst na te komen.

Je zal geen goede klanten verliezen door hen te herinneren aan de afspraken. Slechte kanten misschien wel. Maar die ben je liever vroeger kwijt dan laat.

Tips voor betalingsherinneringen

  1. 1. Wees beleefd in je eerste herinnering. Het is perfect mogelijk dat jouw klant echt vergeten is te betalen.
  2. 2. Stuur je herinneringen niet op de vervaldatum zelf. Het is mogelijk dat je klant betaald heeft, maar dat de betaling nog onderweg is naar jouw rekening.
  3. 3. Niets belet je om jouw klanten voor de vervaldatum al te herinneren aan de vervaldatum.
  4. Geen reactie na je eerste herinnering? Volg je openstaande facturen en herinneringen strikt op. Stuur een week nadien de tweede. Of vroeger.
  5. 4. Gebruik jeCoManage? Betalingsherinneringen kan je automatisch laten verzenden. Dit kan je voor elke factuur apart instellen. Ook kan je de teksten voor de herinneringsmail aanpassen voor je de aanmaning stuurt.

Mensen herinneren aan hun verplichtingen hoort er helaas ook soms bij.

Stuur betalingsherinneringen met evenveel passie als jij voelt voor jouw echte job. Het levert je uiteindelijk ook geld op.

#9. Breng overzicht in je factuur administratie

Moet jij elke dag alle kasten van je keuken openen om te zien waar de melk staat? Waarschijnlijk niet.

Met facturen is dat hetzelfde. Als je weet waar ze zich bevinden, verlies je geen tijd.

Wat voor jou overzichtelijk is, is voor een collega of partner misschien pure chaos.

  • Moet jij je openstaande facturen opzoeken in je mailbox?
  • Als je ziek bent, heeft jouw collega dan toegang tot jouw mailbox?
  • Houd je een overzicht van je facturen in een excel bestand?
  • En ben je zeker dat deze up-to-date is?
  • Reken je op jouw boekhouder om je elk kwartaal eraan te herinneren dat bepaalde klanten jou nog moeten betalen?

Even terug naar de keuken…

Het is niet omdat je weet dat de boter in de koelkast staat, dat je die ook meteen ziet staan.

Ook dat is met facturen hetzelfde. Als je in één oogopslag kan zien welke facturen nog openstaan, weet je welke jouw aandacht dringend nodig hebben.

Tips voor een overzichtelijke factuuradministratie

  1. 1. Door al je facturen op een centrale plaats bijeen te houden, win je tijd. Zowel bij het maken, verznden, opvolgen als inleveren bij de administratieve diensten, of je boekhouder.
  2. 2. Gebruik je CoManage? Dan vind je al jouw facturen op één plaats. En zie je meteen welke nog betaald moeten worden. En hoeveel geld er nog op jouw rekening moet komen.

#10. Korting contant: beloon klanten die ruim op tijd betalen

Kortingen worden vaak gebruikt om meer te verkopen.

Maar je kan net zo goed een korting pas aanbieden wanneer de deal al rond is.

Dit soort korting is zo bijzonder, dat het zelfs een speciale (boekhoudkundige) naam heeft: de korting contant.

Wat is het voordeel van een korting contant geven?

Met een korting contant verkoop je niet noodzakelijk meer.

  • 1. Maar het maakt het wel mogelijk om jouw facturen sneller te innen.
  • 2. Anderzijds betaal je daar een prijs voor. Korting geven is altijd minder verdienen.

Dat is het dilemma aan jouw kant. Troost je, jouw klant staat ook voor een keuze.

Wat is het voordeel van een korting contant nemen?

Als je de korting contant niet op voorhand aankondigt, zal je klant aangenaam verrast zijn. Dat is op zich soms al voldoende om de factuur snel te betalen.

Maar daarnaast zit je klant ook met een dilemma.

Ik krijg een korting. Woehoe!
Maar ik moet dan wel nu betalen. Hmmm.
Of zou ik wachten en later betalen. Maar dan wel meer? Euh…

Of de deal van de korting doorgaat, hangt volledig van jouw klant af. En van de klok.

Die Tikt.
Langzaam.
Genadeloos.
Verder…

Korting contant en betaaldatum

Een korting werkt enkel wanneer er een vervaldatum aan gekoppeld is. Als je klanten geen tijdsdruk voelen om van een korting te genieten, wachten ze. En betalen ze niet. Of zelfs te laat.

Daarom ken je aan jouw korting contant ook een vervaldatum toe.

Je klant krijgt korting, maar moet wel snel beslissen.

Wat is snel? 5 dagen?

5 dagen is weinig én veel

De termijn die je voor de korting contant hanteert, hangt af van jouw normale betalingstermijn.

Is dat 1 week? Dan zou het gek zijn om je klant korting te geven als hij binnen de 5 dagen betaalt.

Als je betalingstermijn 30 dagen bedraagt, zijn 5 dagen wél redelijk.

Extra tips voor je begint met korting contant

  1. 1. Bereken op voorhand goed of kortingen niet in jouw nadeel zullen vallen.
  2. 2. Eens je een klant korting contant toekent, zal deze dit volgende keer ook verwachten. Overweeg goed op voorhand of het dat is wat je wil en kan.
  3. 3. Gebruik je CoManage? Laat de ingewikkelde berekening voor korting contant in jouw plaats uitrekenen.

Een korting geven om klanten sneller te laten betalen. Het is eens wat anders dan dreigen met administratieve boetes voor late betalingen.

Conclusie: openstaande facturen wil, kan én moet je vermijden. Te allen tijde.

Openstaande facturen vergen nodeloos veel van jouw energie. Helaas bestaan er geen waterdichte formules en tactieken om elke factuur op tijd te laten betalen.

Wat wel zeker is: als ondernemer heb je veel zelf in de hand.

Probeer gerust een aantal van de bovenstaande tips uit. En houd hierbij rekening met jouw ervaring, zaak en klanten.

Ondertussen hopen wij van harte dat jij dankzij deze tips meer tijd wint om datgene te doen wat jij het liefst doet.

Een cake bakken bijvoorbeeld? Als je heel aandachtig gelezen hebt, vind je al 3 ingrediënten van de 4 terug in dit artikel.