Project management. Opvolgen, maken en beheren van al jouw projecten.

Project Management – 6 mythes en misverstanden ontkracht

Project management wordt vaak geassocieerd met grote opdrachten of ondernemingen. Toch kan ook jouw eenmanszaak of kleine onderneming voordeel halen uit een gestructureerd beheer van projecten.

Voor je aan de slag gaat, is het goed om de 6 hardnekkigste vooroordelen tegenover project management kritisch te bekijken. Lees dus snel verder hoe ook jij zonder extra inspanning, of tijd je opdrachten beter kunt organiseren. En daarmee je zaak kan laten groeien.

Mythe 1: Project Management is verloren tijd

Net als elke andere vorm van bedrijfsadministratie, vergt projectbeheer tijd. En dat is precies waar een ondernemer meestal net niet genoeg van heeft. Veel kleine bedrijven en zelfstandigen weten wel dat er zoiets bestaat als software voor project beheer. Maar ze stellen het invoeren voortdurend uit.

Het ironische hiervan is dat je onnoemelijk veel meer tijd (en geld) verliest door ongeorganiseerd te blijven.

Niet overtuigd? Tel dan eens de minuten op die je wekelijks spendeert aan :

  • Het dubbel controleren van je agenda, e-mails of offertes voor je klant.
  • Je planning aanpassen omdat je iets over het hoofd had gezien.
  • Communiceren met je medewerkers, leveranciers of klanten over zaken die je vergeten bent. Of die alsnog aangepast moeten worden.
  • Onnodige herhaling van taken, zoals een planning opstellen, die je vroeger al eens uitgevoerd hebt.

Omgekeerd levert georganiseerd en systematisch project management je het voordeel op van een klare kijk op jouw:

Project Management gaat uiteindelijk over het efficiënt beheren van jouw beperkte tijd en middelen. Als ondernemer weet je uit ervaring dat een vlot verlopen project een tevreden klant oplevert. Project beheer is dan ook één van de belangrijke sleutels van succes voor elke onderneming.

Mythe 2 – Mijn agenda is mijn perfecte project management tool

Om je projecten tot een goed einde te brengen, is planning een belangrijk aspect. Deadlines behoren natuurlijk tot een agenda. Maar enkel een datum vastleggen en nastreven is niet het enige waarmee je rekening moet houden bij het uitvoeren van je taken.

Volgende vragen beantwoorden en opvolgen zijn heel wat moeilijker in een agenda:

  • Welke middelen moet je inzetten om de opdracht tot een goed einde te brengen?
  • Wie draagt de verantwoordelijkheid voor het project?
  • Hoeveel heeft de klant reeds betaald?
  • Uit welke deelfases bestaat het project? En in welke fase bevinden we ons nu?

Bij een efficiënt project management is een deadline slechts één van de factoren die je in de gaten moet houden. Een agenda schiet op dat gebied aanzienlijk tekort als organisatie tool.

Mythe 3: Mijn projecten zijn te klein (in aantal). Het is de moeite niet om ze te beheren

Natuurlijk heb je zelf de beste kijk op welke soort projecten er in jouw onderneming uitgevoerd worden. Het is niet onze taak om te vertellen dat projectbeheer absoluut noodzakelijk is voor jou.

Maar zelfs kleinere projecten vragen veel extra tijd en energie als je ze niet georganiseerd opvolgt. Deadlines die door elkaar lopen, afspraken met klanten, collega’s en leveranciers, opvolging van het budget en de betalingen,… Al snel zie je door de bomen het bos niet meer.

Projecten managen heeft in alle geval zin als je één van volgende vragen met “ja” beantwoordt.

  • Kan/moet het project opgesplitst worden in verschillende fases?
  • Werken er meerdere mensen samen om het eindresultaat te behalen?
  • Heb ik meer dan 5 projecten tegelijk lopen, of in de pijplijn zitten?

Om je focus te behouden, is het handig om via project management je prioriteiten duidelijk te stellen. Enkel op die manier ben je zeker dat je alles op tijd aflevert en kan factureren.

Mythe 4: Projecten managen is niets voor eenmanszaken

Ook eenmanszaken kunnen de vruchten plukken van een betere organisatie. Als je samenwerkt met verschillende leveranciers, treedt je vaak op als eindverantwoordelijke. In dat geval is het uiterst belangrijk dat je de touwtjes van de coördinatie stevig in handen hebt en houdt.

Maar ook als je als zelfstandige grotere projecten in je eentje uitvoert, is een opsplitsing in deelprojecten meer dan raadzaam.

project vooruitgang opvolgen

Door te werken met zogenaamde mijlpalen, zijn tussentijdse facturen makkelijker te verantwoorden aan je klanten.
Hierdoor garandeer je de continuïteit van je inkomenstroom.

Een zelfstandige heeft al genoeg administratieve taken te vervullen. Door je eigenlijke werk slim aan te pakken, leg je de focus op het behalen van resultaten. Project management is in dat geval zoveel meer dan een duur modewoord.

Mythe 5: Ik verkoop producten, geen diensten. Ik heb dus ook geen projecten te beheren

Het klopt dat projectbeheer vaker toegepast wordt door dienstverlenende bedrijven. Van het aanleggen van een tuin tot het maken van een website worden vaak complexere fases doorlopen die netjes afgebakend zijn van elkaar.

Voor verkopers van fysieke producten die door derden geproduceerd zijn, lijkt project management dan ook overbodig. Maar ook als je producten van derden verkoopt, kan je genieten van de voordelen van projectbeheer.

Denk hierbij aan situaties die je ongetwijfeld bekend voorkomen:

  • Bestellingen bij leveranciers moeten opgevolgd worden.
  • Van verkopers die op de baan zijn wil je ongetwijfeld weten hoe de verkoop loopt. Het is de beste manier om de nodige voorbereidingen voor de levering te nemen.
  • Om je marketingcampagnes op tijd af te krijgen, moet je die nauw opvolgen.

Zelfs als je geen diensten levert, zijn er ongetwijfeld interne projecten die baat hebben bij een goede organisatie.

Mythe 6: Projecten beheren is veel te ingewikkeld

Je kan je projecten op allerlei manieren beheren. Op papier, een Excel bestand, of met CoManage. Zolang het voor jou werkt en overzichtelijk is, is het goed.

Wil je genieten van net dat tikkeltje extra eenvoud? Dan biedt CoManage een ingebouwde tool met een aantal sterke troeven.

  • Omdat je al je contactpersonen reeds hebt ingevoerd voor je offertes en facturen, kan je deze met enkele klikken toevoegen aan je projecten.
  • Omdat je ook je offertes en facturen kan beheren in CoManage, beschik je meteen ook over de projectgegevens waar het uiteindelijk allemaal om draait: geld en betalingen.
  • Overal waar je internet hebt, heb je een overzicht van al jouw projecten. Zelfs vanop je smartphone.

Het beheren van je projecten in CoManage is niet enkel eenvoudig, maar ook leuk. Het bespaart je niet enkel veel tijd, maar eveneens een hoop kopzorgen.

Wil je graag jouw projecten overzichtelijk organiseren? Maak dan hier een account aan en probeer CoManage 30 dagen gratis uit.